20 vướng mắc phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng Cục Thuế giải đáp (Phần 2)

Hóa đơn điện tử sẽ chính thức thay thế hóa đơn giấy kể từ 1/11/2020. Để kế toán và các đơn vị kinh doanh dễ dàng hơn trong việc áp dụng hóa đơn điện tử trước thời điểm bắt buộc trên, Tổng cục thuế đã mở chuyên mục hỏi-đáp về hóa đơn điện tử. MISA sẽ tổng hợp những câu hỏi và câu trả lời hữu ích nhất tại bài viết dưới đây:

>> Danh sách 26 nhà cung cấp hóa đơn điện tử được Cục Thuế TP Hà Nội lựa chọn phối hợp triển khai trên địa bàn
>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử

3. Tổng Cục Thuế trả lời về sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử

Câu hỏi 13: Hóa đơn điện tử có thể sử dụng đồng thời cả tiếng Việt và tiếng Anh không?

>> TCT trả lời: Có. Theo quy định tại Điểm d1 Khoản 1 Điều 3 Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn như sau: Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Câu hỏi 14: Công ty tôi là nhà phân phối, có khi một ngày giao hàng nhiều lần cho cùng một đại lý, vậy xin hỏi chúng tôi có thể xuất hóa đơn một lần vào cuối ngày được không? 

>> TCT trả lời: Theo quy định tại khoản 3, điều 7 Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ thì: Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Câu hỏi 15: Chứng từ giấy có được sử dụng để giao dịch thay thế cho hóa đơn điện tử hay không?

>> TCT trả lời: Theo quy định tại khoản 2,3 Điều 10 Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ thì Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này. Hóa đơn điện tử chuyển thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng nội dung.

Câu hỏi 16: Khi bán hàng, lập hóa đơn điện tử thì có phải giao hóa đơn điện tử cho người mua không?
>> TCT trả lời: Theo Khoản 1 Điều 4 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 thì Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán (trừ hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại khoản 6 Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP) phải lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Nghị định.

Câu hỏi 17: Công ty tôi sử dụng hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế. Tháng 8/2019 đã xuất cho đối tác 01 hóa đơn GTGT, đến tháng 9/2019 tôi phát hiện hóa đơn đã xuất bị sai. Xin hỏi cách xử lý hóa đơn bị sai này như thế nào?

>> TCT trả lời: Căn cứ Khoản 1 Điều 24 Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử thì trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và gửi cho người mua có sai sót (do người bán hoặc người mua phát hiện) thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, đồng thời người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót gửi cho người mua, cơ quan thuế.

Trường hợp sau khi nhận dữ liệu hóa đơn, cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời hạn 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua, cơ quan thuế.

Bạn cũng có thể đăng ký để nhận miễn phí nhiều tài liệu hữu ích và thông tin mới nhất về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY

Câu hỏi 18: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử cần xuất trình giấy tờ gì để chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi cơ quan chức năng kiểm tra hàng hóa lưu thông?

>> TCT trả lời: Khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm sử dụng các thiết bị để truy cập tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử.

Trường hợp bất khả kháng do sự cố, thiên tai gây ảnh hưởng đến việc truy cập mạng Internet dẫn đến không tra cứu được dữ liệu hóa đơn, nếu:

a) Trường hợp người vận chuyển hàng hóa có chứng từ giấy (bản sao bằng giấy không cần ký tên, đóng dấu của người mua, người bán hàng hóa) chuyển từ hóa đơn điện tử thì xuất trình chứng từ giấy chuyển cho cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra hàng hóa. Cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra căn cứ chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử để lưu thông hàng hóa và tiếp tục thực hiện tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử (tại đầu mối đăng ký với Tổng cục Thuế) để phục vụ công tác kiểm tra để xử lý theo quy định;

b) Trường hợp người vận chuyển hàng hóa không có chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử thì cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để kiểm tra, xác nhận hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Câu hỏi 19: Công ty tôi đang chuẩn bị gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho người mua nhưng lại phát hiện có sai sót thì phải làm thế nào?

>> TCT trả lời: Theo khoản 1 Điều 17 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Câu hỏi 20: Cửa hàng tôi đã xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và gửi cho khách hàng nhưng khi kiểm tra lại thì phát hiện có sai sót vậy tôi phải làm thế nào?

>> TCT trả lời: Theo khoản 2  Điều 17 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót (nếu sai sót thuộc trách nhiệm của người bán) và người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Hi vọng rằng những thông tin trên sẽ có ích cho kế toán và doanh nghiệp trong việc chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử.

Đồng hành cùng Cục Thuế, Chi Cục Thuế trong lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử MISA – Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hàng đầu hiện nay hỗ trợ Doanh nghiệp như sau:

1. Đổi hóa đơn giấy lấy hóa đơn điện tử
2. Miễn 5 loại phí lên đến 5 TRIỆU:

• Miễn 100% phí thuê bao hàng năm
• Miễn 100% phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản
• MIỄN 100% phí tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị khác nhau
• MIỄN 100% phí tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng HĐĐT với Cơ quan Thuế
• MIỄN 100% phí lưu trữ, tra cứu hóa đơn 10 năm