Trong thời đại công nghệ số 4.0, các doanh nghiệp đang dần chuyển sang áp dụng ký kết hợp đồng điện tử thay vì hợp đồng giấy. Tuy nhiên, phương thức ký kết này vẫn khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong bài toán quản lý hợp đồng và bảo mật thông tin.
Xuất phát từ khó khăn nêu trên, nhiều phần mềm hợp đồng điện tử đã ra đời và được các doanh nghiệp chú ý tới. Nếu chưa biết cụ thể phần mềm hợp đồng điện tử là gì và loại phần mềm này giải quyết những trở ngại ra sao, hãy cùng hóa đơn điện tử MISA MeInvoice tìm hiểu trong bài viết này.
I. Tổng quan về phần mềm hợp đồng điện tử
1. Định nghĩa
Phần mềm hợp đồng điện tử là một giải pháp tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết hợp đồng giữa các bên. Chỉ cần có kết nối internet là các bên có thể ngay lập tức trình ký, ký kết mà không cần gặp mặt trực tiếp.
2. Phần mềm này giúp giải quyết những vấn đề gì?
Chúng ta hãy cùng so sánh quy trình ký kết hợp đồng giấy và quy trình ký kết trên phần mềm để có cái nhìn toàn diện về câu hỏi này:
Theo như quy trình ký kết hợp đồng bằng phần mềm, những công đoạn như in hợp đồng, trình ký lên các cấp trưởng phòng, giám đốc, chuyển phát và lưu trữ đã được tự động hóa hoàn toàn. Vậy nên, chúng ta có thể thấy phần mềm hợp đồng điện tử sẽ giúp các doanh nghiệp:
2.1. Tiết kiệm thời gian:
Thông thường, thời gian để hoàn thành ký kết một bộ hợp đồng và chuyển về cho văn thư lưu trữ phải mất từ 5 đến 8 ngày làm việc. Bên cạnh đó, trong đợt dịch covid 19, những phương tiện chuyển phát nhanh như grab, gojek, bee… đã phải ngưng hoạt động theo chỉ thị số 16 của chính phủ nên việc trình ký hợp đồng với khách hàng / đối tác gần như bất khả thi.
Việc chậm trễ ký kết chắc chắn sẽ gây ra rất nhiều rủi ro cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Với phần mềm hỗ trợ ký điện tử, việc trình ký hợp đồng và ký kết sẽ chỉ cần vài giây là hoàn thành.
2.2. Tiết kiệm chi phí
Chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả cho một bộ hợp đồng không được nhiều doanh nghiệp thống kê một cách chi tiết. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ phải bất ngờ vì chi phí để hoàn tất một bộ hợp đồng với đối tác/khách hàng dao động từ 50,000 tới 80,000 VNĐ. Các chi phí này bao gồm: in ấn, chuyển phát, bảo quản lưu trữ …
Nếu phát sinh 500 hợp đồng mỗi năm, con số này có thể lên tới 40,000,000 VNĐ.
Trong khi đó, chi phí của phần mềm hợp đồng điện tử chỉ bằng 15% con số này, tức là doanh nghiệp tiết kiệm được tới 85% chi phí.
2.3. Tiện lợi trong việc ký kết và bảo quản, lưu trữ
Một điểm nổi bật khi sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử mà các giám đốc, quản lý rất yêu thích chính là có thể ký kết mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị (máy tính, laptop, điện thoại thông minh, máy tính bảng…).
Hơn nữa, việc bảo quản, lưu trữ hợp đồng giấy là một vấn đề rất nhức nhối. Số lượng hợp đồng càng lớn thì việc tìm kiếm càng gặp nhiều khó khăn. Ngoài ra, những bộ hợp đồng bản cứng này cũng sẽ đối diện với nguy cơ bị mối mọt, cháy hỏng … Với phần mềm hợp đồng điện tử, việc tìm kiếm sẽ chỉ mất vài giây và những nguy cơ trên sẽ được hóa giải.
3. Pháp luật có công nhận giá trị của phần mềm hay không?
Khi áp dụng những phần mềm ký hợp đồng điện tử, chủ doanh nghiệp thường đặt ra câu hỏi về tính pháp lý và rủi ro bảo mật trong quá trình ký kết.
Theo Điều 33 của Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11:
Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này.
Theo Điều 34 của Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11:
Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.
Đối chiếu với hai điều luật trên, các loại hợp đồng được ký bởi phần mềm hợp đồng điện tử hoàn toàn đáp ứng được các điều kiện và có giá trị pháp lý tương tự như hợp đồng giấy. Ngoài ra, để đảm bảo tính hợp pháp của hợp đồng điện tử, các điều kiện sau đây cũng cần được xem xét:
– Các bên cung cấp đầy đủ chữ ký số.
– Hợp đồng không bị chỉnh sửa kể từ khi đã hoàn thiện việc ký kết.
– Người ký phải là người đại diện theo pháp luật hoặc được ủy quyền theo đúng quy định.
– Chữ ký số được cấp phép theo pháp luật và còn hiệu lực tại thời điểm ký.
Về tính bảo mật thông tin dữ liệu trong quá trình ký hợp đồng, mỗi nhà cung cấp phần mềm sẽ có cấp độ bảo mât khác nhau. Để đảm bảo an toàn, các doanh nghiệp nên lựa chọn những nhà cung cấp có thương hiệu, uy tín hoặc được cơ quan có thẩm quyền công nhận.
4. Có thể dùng hợp đồng điện tử đã ký làm bằng chứng khi có tranh chấp không?
Theo điều 14 tại Luật giao dịch điện tử 2005 quy định:
Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị dùng làm chứng cứ chỉ vì đó là một thông điệp dữ liệu. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp khác
Căn cứ vào điều luật trên, trường hợp xảy ra tranh chấp, chỉ cần đảm bảo được tính toàn vẹn của dữ liệu trên hợp đồng điện tử thì hợp đồng hoàn toàn được các cơ quan thực thi pháp luật công nhận làm bằng chứng hợp pháp.
II. Phần mềm hợp đồng điện tử AMIS WeSign
Có nhiều phần mềm hợp đồng điện tử hiện nay trên thị trường, trong đó không thể không kể đến AMIS WeSign được phát triển bởi công ty cổ phần MISA. MISA có gần 30 năm phát triển và cung cấp các giải pháp phần mềm cho hàng triệu doanh nghiệp, cơ quan chính phủ và hộ kinh doanh cá thể.
AMIS WeSign ra đời và phát triển từ chính khó khăn trong việc trình ký hàng chục ngàn tài liệu hàng năm của MISA. Vậy nên, quý doanh nghiệp có thể tự tin lựa chọn, nghiên cứu về sản phẩm này.
Một số tính năng ưu việt của phần mềm:
- Tạo được các luồng ký cho nhiều phòng ban khác nhau và sử dụng lại được nhiều lần.
- Tự động gửi email nhắc nhở người ký tiếp theo để ký nháy, ký chính thức theo trình tự ký.
- Cơ chế ký hàng loạt hợp đồng, ký 1 lần cho nhiều vị trí.
- Quản lý tập trung, tìm kiếm hợp đồng chỉ sau vài giây.
- Hình thức ký đa dạng: Ký điện tử, ký số (USB Token), HSM, Remote Signing (Chữ ký số từ xa, không cần USB Token).
- Tích hợp được với các phần mềm ERP của doanh nghiệp.
Ngoài ra, các khách hàng hoặc đối tác của doanh nghiệp không nhất thiết phải có AMIS WeSign mới có thể ký kết, thay vào đó chỉ cần địa chỉ email để tham gia vào quá trình này. AMIS WeSign sẽ tự động gửi file hợp đồng qua email cho khách hàng / đối tác.
Hỏi đáp những thắc mắc về AMIS WeSign
| Câu hỏi | Trả lời |
| 1. Khi sử dụng AMIS WeSign, người dùng có thể sử dụng chữ ký số của nhà cung cấp khác ngoài MISA hay không? | ✅ Hoàn toàn có thể được. Ngoài ra, chữ ký hình ảnh (chữ ký điện tử) đã được tích hợp miễn phí ngay trên phần mềm AMIS WeSign. |
| 2. Khi sử dụng hợp đồng lao động điện tử, có nhất thiết phải mua chữ ký số cho người lao động hay không? | ✅ Doanh nghiệp thực hiện ký số, còn người lao động có thể sử dụng chữ ký hình ảnh (vẽ hoặc tải ảnh lên) – một hình thức của chữ ký điện tử. |
| 3. Hợp đồng điện tử được lưu trữ như thế nào trên phần mềm? Tính an toàn bảo mật ra sao? | ✅ Hợp đồng điện tử được lưu trữ tập trung trên hệ thống phần mềm hợp đồng điện tử AMIS WeSign. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể chủ động tải file để lưu trữ dự phòng.
✅ Việc lưu trữ hợp đồng điện tử hoàn toàn đảm bảo an toàn, bảo mật. Chỉ có những người có thẩm quyền trong doanh nghiệp mới có thể truy cập. |
| 4. Phần mềm AMIS WeSign có lưu lịch sử ký kết hay không? | ✅ AMIS WeSign lưu trữ toàn bộ lịch sử ký kết của từng hợp đồng (thể hiện chi tiết thời gian ký, địa điểm ký, địa chỉ IP, thiết bị ký …). |
| 5. Hợp hồng điện tử có cần ký nháy từng trang hay ký giáp lai như hợp đồng giấy không? | ✅ Khi sử dụng chữ ký số, hợp đồng đã được đảm bảo tính toàn vẹn. Chỉ cần thay đổi dù chỉ là 1 điểm nhỏ nhất thì chữ ký số sẽ cũng sẽ mất hiệu lực và không có giá trị pháp lý. |
Nếu bạn đang cần tìm một phần mềm hợp đồng điện tử với chi phí hợp lý, AMIS WeSign tự tin sẽ là ứng cử viên sáng giá cho doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể xem trước bảng giá tại: báo giá phần mềm hợp đồng điện tử AMIS WeSign hoặc để lại thông tin trong biểu mẫu dưới đây. Bộ phận tư vấn của MISA sẽ liên hệ sớm nhất có thể.
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
