Quy định mới nhất về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Theo quy định hiện hành: Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Tuy nhiên, quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP lại có điểm khác biệt về hóa đơn chuyển đổi.

Cụ thể, HĐĐT chuyển đổi có định dạng như thế nào? điều kiện chuyển đổi? giá trị pháp lý? ký hiệu? … doanh nghiệp xem chi tiết tại bài viết dưới đây:

I. Quy định hiện hành về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

1. Khi nào cần chuyển đổi hóa đơn điện tử?

Theo quy định tai Khoản 1, Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC:

– Người bán hàng hóa được chuyển HĐĐT sang HĐ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Theo đó, HĐĐT chuyển đổi sang HĐ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

– Người mua, người bán được chuyển đổi HĐĐT sang HĐ giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế tóan. HĐĐT chuyển sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

Mẫu minh họa hóa đơn điện tử chuyển trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice

2. HĐ chuyển đổi cần đáp ứng điều kiện gì?

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy

3. Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?

Theo quy định hiện hành, HĐĐT chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên HĐ nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu phân biệt trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT sang HĐ dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

• Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và HĐĐT gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”)
• Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi
• Thời gian thực hiện chuyển đổi

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

II. So sánh quy định về hóa đơn điện tử chuyển đổi tại Nghị định 119 & Nghị định 123

	Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC	Nghị định 123/2020/NĐ-CP
1. Quy định	HĐĐT hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy	HĐĐT, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
2. Điều kiện	Việc chuyển đổi HĐĐT thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của HĐĐT và chứng từ giấy sau khi chuyển	Việc chuyển đổi HĐĐT thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của HĐĐT và chứng từ giấy sau khi chuyển
3. Giá trị pháp lý	HĐĐT được chuyển thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này	HĐĐT được chuyển thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

Luật Giao dịch điện tử 2005 ban hành những quy định nào tới các doanh nghiệp?

Trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice cho phép người bán, người mua xử lý đầy đủ các nghiệp vụ quản lý hóa đơn trong đó có thao tác chuyển sang HĐ giấy nhanh chóng. Phần mềm đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC và sẵn sàng đáp ứng Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

MISA meInvoice được hơn 100,000 Doanh nghiệp đang sử dụng và Cơ quan Thuế trên khắp cả nước đánh giá cao về tính tiện ích của phần mềm, chất lượng và hỗ trợ nhiệt tình:

• Phần mềm cho phép Doanh nghiệp lập, phát hành và quản lý hóa đơn mọi lúc mọi nơi trên Mobile, website, desktop
• Dễ dàng kết nối với hơn 60 phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị phổ biến giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn 80% thời gian nhập liệu
• Đáp ứng đầy đủ các mẫu hóa đơn theo mọi lĩnh vực ngành nghề và quy định ban hành
• Báo cáo, tra cứu, điều chỉnh,… hóa đơn nhanh chóng, dễ dàng
• …

Đồng hành cùng Cục Thuế, Chi Cục Thuế trong lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử MISA – Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hàng đầu hiện nay hỗ trợ Doanh nghiệp như sau:

1. Tặng 300 hóa đơn điện tử không giới hạn thời gian sử dụng
2. Miễn 5 loại phí lên đến 5 TRIỆU:

• Miễn 100% phí thuê bao hàng năm
• Miễn 100% phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản
• MIỄN 100% phí tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị khác nhau
• MIỄN 100% phí tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng HĐĐT với Cơ quan Thuế
• MIỄN 100% phí lưu trữ, tra cứu hóa đơn 10 năm

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

>> Từ 1/11/2020, hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy chỉ được dùng để lưu trữ
>> Thủ tục hủy hóa đơn giấy chuyển sang hóa đơn điện tử MỚI NHẤT
>> 4 Tính năng tiện dụng khi sử dụng hóa đơn điện tử bạn nên biết
>> Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử sớm: Việc hôm nay chớ để ngày mai