Khi phát hiện sai sót trong quá trình lập hóa đơn điện tử, tùy vào từng trường hợp mà kế toán cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, biên bản hủy hóa đơn, biên bản thu hồi hóa đơn. Để kế toán hiểu hơn về cách sử dụng các loại biên bản này, kế toán hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây.
1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn
Theo Khoản 3, Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai Thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng …., tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và đóng dấu của hai bên, mỗi bên giữ một bản để khai báo khi cơ quan thuế kiểm tra.
>>> Như vậy, nếu hóa đơn viết sai mà đã kê khai thì bạn không được thu hồi mà phải lập biên bản điều chỉnh. Dưới đây là mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn:
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn
Nội dung khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn:
- Ngày trên biên bản điều chỉnh hóa đơn và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải cùng ngày
- Người đại diện 2 bên (Thường là người đại diện pháp luật) ký, ghi rõ họ tên + Đóng dấu
- Nội dung trên biên bản điều chỉnh phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng, ký hiệu …. xuất hóa đơn điều chỉnh số ….ngày tháng… ký hiệu … Nội dung điều chỉnh những gì….
Chú ý:
– Khi phát hiện hóa đơn viết sai đã kê khai Thuế: Ngoài việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn GTGT viết sai. Bạn còn phải lập hóa đơn điều chỉnh.
– Cụ thể từng mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn cho từng trường hợp sai sót sẽ được viết chi tiết tại bài sau.
– Trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ, người mua nhưng ghi đúng mã số Thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC.
– Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn GTGT viết sai chỉ được sử dụng cho hóa đơn đã lập sai trước đó nhưng chưa kê khai thuế. Nếu kế toán đã kê khai thuế thì phải viết hóa đơn điều chỉnh, không được phép hủy hóa đơn, đồng thời phải có biên bản điều chỉnh hóa đơn kèm theo thay cho biên bản hủy hóa đơn.
Doanh nghiệp dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
>> Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn và 4 lưu ý khi lập
>> Tải biên bản hủy hóa đơn mới nhất theo Thông tư 39/2014/TT-BTC
>> Hướng dẫn điền biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền
2. Biên bản hủy hóa đơn
Mẫu biên bản hủy hóa đơn dùng để ghi nhận việc sai sót hóa đơn dẫn đến phải hủy và cam kết hai bên không kê khai thuế hóa đơn đã viết sai phải hủy. Theo thông tư 39/2014/TT-BTC doanh nghiệp khi cung ứng hàng hóa dịch vụ có hóa đơn viết sai thực hiện thủ tục lập biên bản thu hồi hóa đơn và biên bản điều chỉnh hóa đơn thay cho mẫu biên bản hủy hóa đơn cũ.
Biên bản huỷ hoá đơn điện tử làm giống như biên bản huỷ hoá đơn giấy bình thường. Cụ thể như sau:
3. Biên bản thu hồi hóa đơn
Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo đúng Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 68/2019/TT-BTC,…. :
- Khởi tạo, phát hành và tra cứu hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi qua mobile, website, desktop
- Sẵn sàng kết nối với mọi phần mềm kế toán, quản trị khác
- Theo dõi hạn nợ và thanh toán hóa đơn trực tuyến ngay trên mobile
- Đáp ứng đầy đủ mẫu hóa đơn theo nhu cầu quản trị của Doanh nghiệp và thông tin theo quy định của Cơ quan Thuế
- Tự động lấy được thông tin của khách hàng từ cơ quan thuế dựa trên Mã số thuế giúp tiết kiệm thời gian lập hóa đơn
- Tự động tổng hợp Tờ khai thuế GTGT và Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, xuất dữ liệu phục vụ kê khai thuế
- Lưu trữ hóa đơn trong 10 năm tại trung tâm lưu trữ dữ liệu chuẩn quốc tế Tier3
- …
Với 25 năm kinh nghiệm chuyên về lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… cho hơn 250.000 Doanh nghiệp và đội ngũ chuyên viên tư vấn đông đảo, nắm rõ chuyên môn nghiệp vụ về hóa đơn và luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7. Doanh nghiệp yên tâm lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA – Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay.