Giải đáp 13 thắc mắc về sử dụng hóa đơn điện tử năm 2020 (Phần 2)

Năm 2020 được coi là năm chuyển tiếp quan trọng khi mà nhiều quy định về hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử đang cùng có hiệu lực. Để giúp kế toán hiểu rõ về việc áp dụng hóa đơn điện tử trong năm 2020, MISA sẽ sẽ tổng hợp và giải đáp 13 câu hỏi (phần 2) được kế toán quan tâm nhất.

7. Chữ ký điện tử của người mua trên HĐĐT có bắt buộc hay không?

Ảnh dưới đây là nội dung được trích từ công văn số 2402/BTC-TCT và Công văn 820/TCT-DNL do Tổng cục thuế ban hành:

Như vậy, khi người mua không phải đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nhưng có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua thì không nhất nhiết phải có chữ kỹ điện tử của người mua trên HĐĐT.

>> Giải đáp 13 thắc mắc về sử dụng hóa đơn điện tử năm 2020 (Phần 1)

8. Có được lập hóa đơn điện tử kèm bảng kê không?

Căn cứ pháp lý:

• Khoản 1 và khoản 3 Điều 3, Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 về khái niệm cũng như tính pháp lý của hóa đơn điện tử
• Khoản 1, 2 Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2013 hướng dẫn lập hóa đơn khi danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn
• Công văn số 820/TCT-DNL, công văn số 2047/TCT-CS của Tổng cục thuế, công văn số 83917/CT-TTHT ngày 24/12/2018 của Cục thuế Hà Nội hướng dẫn về việc lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều hơn một trang

Căn cứ quy định nêu trên, khi bán hàng hóa đơn vị xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng thì đơn vị phải lập đầy đủ danh mục hàng hóa bán ra đảm bảo nguyên tắc thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. Đơn vị không được lập hóa điện tử không có danh mục hàng hóa mà lại kèm theo bảng kê hàng hóa bản giấy cho khách hàng.

Trong trường hợp đặc thù, nếu các đơn vị vẫn muốn xuất hóa đơn kèm bảng kê thì có thể gửi công văn hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn.

9. Hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy có được lập nhiều hơn một trang?

Dựa theo hướng dẫn của Tổng cục thuế tại công văn số 820/TCT-DNL thì trường hợp đơn vị chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì đơn vị thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, cụ thể:

Đơn vị được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).

MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai và có ưu đãi đặc biệt về giá khi khác hàng ĐĂNG KÝ tại:

10. HĐĐT đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì xử lý thế nào?

Căn cứ pháp lý:

• Điều 17, Nghị định 51 và Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC  quy định, hướng dẫn xử lý hóa đơn đã lập có sai sót đối với trường hợp người bán chưa giao hóa đơn và đã giao hóa đơn cho người mua
• Điều 9, Thông tư 32//2011/TT-BTC hướng dẫn xử lý đối với HĐĐT đã lập và đã gửi cho người mua sau đó phát hiện có sau xót
• Đề xuất của cục thuế Hà Nội tại công văn số 43469/CT-TTHT

Trong trường hợp này, người bán cần:

• Hủy HĐĐT đã lập có sai sót
• Lập HĐĐT mới gửi cho người mua
• HĐĐT đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

11. Xuất HĐĐT thế nào khi phát sinh giao dịch vào ngày cuối tuần, nghỉ Lễ, Tết

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều đơn vị kinh doanh (đặc biệt lĩnh vực bán kẻ xăng dầu) tỏ ra băn khoăn về việc xuất hóa đơn thế nào khi: người mua không lấy hóa đơn/ thời điểm chốt số liệu người mua không lấy hóa đơn là 24h (0h ngày hôm sau)/ ngày phát sinh giao dịch vào ngày cuối tuần, nghỉ Lễ, Tết…..?

Căn cứ Điều 16, Thông tư 32/2014/TT-BTC thì ngày lập hóa đơn và bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền

Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26 sửa đổi bổ sung cho Điều 16, Thông tư 32/2014/TT-BTC cũng chỉ rõ: trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế. Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hóa đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung 1 hóa đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hóa đơn phát sinh trong ngày

Như vậy trong trường hợp này nếu doanh nghiệp xuất hóa đơn vào ngày hôm sau hoặc ngày làm việc tiếp theo sau ngày nghỉ lễ, tết là không phù hợp theo quy định.

12. Có được lập văn bản thỏa thuận sai sót dưới dạng bản giấy?

Tại Khoản 2, Điều 9, Thông tư 32/2011/TT-BTC có hướng dẫn xử lý đối với hóa  đơn điện tử đã lập như sau:

Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót

Công văn 3441/TCT-CS ngày 28/9/2019 của Tổng cục thuế cũng hướng dẫn: “Trường hợp người mua không có chữ ký điện tử thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận bằng giấy ghi rõ sai sót có chữ ký của người bán và người mua.”

Như vậy, được lập văn bản thỏa thuận bằng giấy trường hợp người mua không có chữ ký điện tử

13. Có cần dấu người bán trên hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT không?

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Công văn 3501/TCT-CS của Tổng cục thuế ngày 4/9/2019 cũng hướng dẫn:

– Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

– Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

Như vậy, Bộ Tài chính và Tổng cục thuế đều thống nhất quan điểm: hóa đơn chuyển đổi để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông thì phải có dấu người bán.

Hi vọng rằng những giải đáp trên đã tháo gỡ được những vướng mắc mà kế toán và doanh nghiệp đang gặp phải trong quá trình sử dụng HĐĐT.

>> Giải đáp 13 thắc mắc về sử dụng hóa đơn điện tử năm 2020 (Phần 1)