Giải đáp thắc mắc liên quan đến chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán và doanh nghiệp bắt buộc phải dùng chữ ký số để lập và xác thực nội dung hóa đơn. Tuy nhiên, với nhiều doanh nghiệp đây còn là một khái niệm khá mới mẻ dẫn đến nhiều băn khoăn. MISA meInvoice xin được tổng hợp những thắc mắc liên quan đến chữ ký số trên hóa đơn điện tử và đồng thời giản đáp các thắc mắc này đề kế toán và doanh nghiệp được rõ.

1. Chữ ký số và chứng thư số khác nhau như thế nào?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử thay cho chữ ký viết tay dùng để xác nhận lời cam kết của một tổ chức, cá nhân nào đó trong văn bản mình đã ký trên môi trường điện tử số

Chứng thư số hay còn gọi là chứng thư điện tử về bản chất giống như chứng minh thư nhân dân xác nhận danh tính của một đối tượng nào đó trong môi trường điện tử số.

Chỉ khi nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp cho doanh nghiệp chứng thư số thì doanh nghiệp mới được phép tạo ra chữ ký số.

2. Người mua có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử hay không?

Tại Điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của HĐĐT:

“1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:…

e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.…

2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”.

Như vậy, trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,…thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định. Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Bộ Tài chính giao Cục Thuế xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp để hướng dẫn việc miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.

3. Có thể sử dụng nhiều hơn một chữ ký số được không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể dùng nhiều chữ ký số để thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các chữ ký số này đảm bảo đầy đủ quy định về tính hợp lệ của chứng thư số và đã được cập nhật trên hệ thống của Tổng cục thuế trươc khi ký trên hóa đơn điện tử.

Chứng thư số hợp lệ là chứng thư số có mã số thuế của doanh nghiệp, còn hạn sử dụng và không thuộc danh sách các chứng thư số bị thu hồi.

4. Chữ ký số hết hạn có ký số được trên hóa đơn điện tử không?

Trường hợp chữ ký số hết hạn thì doanh nghiệp sẽ không ký được trên hóa đơn điện tử. Để tiếp tục sử dụng, doanh nghiệp cần thực hiện gia hạn chữ ký số hoặc mua mới chữ ký số khác. Chữ ký số sau khi được gia hạn sẽ được cập nhật thông tin lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Sau khi cập nhật chứng thư điện tử thành công doanh nghiệp mới có thể ký số trên hóa đơn điện tử.

5. Doanh nghiệp có thể sử dụng chung chữ ký số với Khai Thuế qua mạng, Nộp Thuế điện tử khi sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp được không?

Có thể sử dụng chữ ký số của nhà cung cấp khác khi sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp. Tuy nhiên, Chữ ký số này phải được đăng ký sử dụng với cơ quan Thuế và đầy đủ tính hợp lệ như đã đề cập ở trên.

Hi vọng bằng việc giải đáp những thắc mắc chung về chữ ký số trên hóa đơn điện tử của MISA meInvoice, kế toán và doanh nghiệp đã có thêm kiến thức và cơ sở pháp lý để sử dụng hóa đơn một cách hiệu quả và đúng pháp luật.

Doanh nghiệp dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại: