Quy định về xuất hóa đơn điện tử & mức xử phạt hành chính đối với hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm

Trên thực tế, nhiều Doanh nghiệp vô tình phải xuất lùi ngày hóa đơn, ví dụ như: Thứ 7, Chủ nhật cửa hàng vẫn phát sinh hoạt động bán hàng, buộc phải xuất hóa đơn cho khách hàng nhưng kế toán thứ 2 mới làm việc mới có thể xuất hóa đơn cho khách. Như vậy, xét theo luật quy định, hoạt động này có được coi là đúng quy định?

Bài viết dưới dây sẽ giúp doanh nghiệp và kế toán làm rõ vấn đề đang rất được quan tâm này.

>> Xuất hóa đơn điện tử thế nào khi phát sinh giao dịch vào cuối tuần, nghỉ Lễ, Tết?
>> Hướng dẫn cách xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử
>> Có thể lập hóa đơn điện tử nhiều trang không?

1. Tổng hợp quy định mới nhất về thời điểm lập hóa đơn điện tử và nguyên tắc lập hóa đơn điện tử

1.1 Quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử

• Theo Điều 7 Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ, thời điểm lập hóa đơn điện tử được chia thành các trường hợp như sau:

– Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

• Khoản 1e Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC ngày 14/11/2019 hướng dẫn về thời điểm lập hóa đơn điện tử cụ thể:

“Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019) và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này.”

1.2 Quy định về nguyên tắc lập hóa đơn điện tử

• Theo quy định tại Khoản 1, Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC về hóa đơn điện tử thì:

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

• Mục a.4, Khoản 1, Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về nội dung hóa đơn điện tử như sau:

– Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

– Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.

2. Hoá đơn điện tử xuất lùi ngày là không hợp lệ, hợp pháp

Căn cứ vào những quy định trên về thời điểm lập hóa đơn điện tử có thể khẳng định rằng: hóa đơn điện tử xuất lùi ngày là không hợp pháp, hợp lệ. Như vậy, khi doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau hoặc không có ngày ký sẽ không được công nhận tính hợp pháp.

Về nguyên tắc, hóa đơn điện tử phải được cấp số liên tục và tự động nên việc doanh nghiệp cố tình giữ số hóa đơn điện tử là vi phạm quy định pháp luật.

Đây cũng là một trong những điểm khác biệt lớn nhất của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy nhằm tăng tính minh bạch trong giao dịch kinh doanh cho cả bên bán và bên mua.

>> Hóa đơn điện tử xuất sai thời điểm có được kê khai khấu trừ thuế GTGT không?

4. Mức xử phạt đối vi phạm hành chính đối với hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm

Trên thực tế, nhiều Doanh nghiệp vô tình phải xuất lùi ngày hóa đơn, ví dụ như: Thứ 7, Chủ nhật cửa hàng vẫn phát sinh hoạt động bán hàng, buộc phải xuất hóa đơn cho khách hàng nhưng kế toán thứ 2 mới làm việc mới có thể xuất hóa đơn cho khách. Như vậy, xét theo luật quy định, việc xuất hóa đơn điện tử vào thứ 2 là không đúng thời điểm.

Tuy nhiên, lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử càng đến gần thời hạn bắt buộc sử dụng đồng nghĩa với việc Cơ quan thuế càng quyết liệt trong việc yêu cầu doanh nghiệp cũng như các nhà cung cấp hóa đơn điện tử tuân thủ đúng quy định về hóa đơn điện tử.

Trong quá trình kiểm tra và rà soát, nếu Cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp sai phạm về thởi điểm lập hóa đơn thì sẽ khó tránh khỏi rủi ro pháp lý đối với những hóa đơn đã xuất và chắc chắn doanh nghiệp sẽ phải chịu các mức phạt hành chính vi phạm theo quy định.

Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm, Bộ tài chính đã chế tài xử phạt hành chính cụ thể. Căn cứ khoản 3, Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC ngày 17/1/2014 về mức phạt đối với hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ thì:

“3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:

a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm.

a.1) Phạt cảnh cáo nếu việc lập hóa đơn không đúng thời điểm không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt.

a.2) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định.

b) Lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định.

Hóa đơn được lập liên tục từ số nhỏ đến số lớn thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

b.1) Phạt cảnh cáo nếu việc lập hóa đơn thực hiện liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển (quyển có số thứ tự lớn hơn dùng trước), tổ chức, cá nhân sau khi phát hiện ra đã hủy (không dùng) quyển có số thứ tự bé hơn.

b.2) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định.

Hóa đơn điện tử nhằm tăng tính minh bạch trong kê khai thuế, giảm rủi ro trong giao dịch thương mại và giúp cơ quan thuế theo dõi được các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. Chính vì vậy việc tuân thủ theo quy định pháp luật về hóa đơn điện tử là điều cần thiết mà mỗi doanh nghiệp nên nghiêm túc thực hiện để quản lý tài chính minh bạch và xây dựng một cộng đồng kinh tế văn minh.