Hóa đơn điện tử tại Nghệ An: Tổng hợp quy định và giải đáp thắc mắc MỚI NHẤT

Hóa đơn điện tử tại Nghệ An – Năm 2020 được coi là năm chuyển tiếp quan trọng khi 100% đơn vị kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 1/11/2020, trong đó có các doanh nghiệp tại Nghệ An.

Để doanh nghiệp tại Nghệ An chủ động hơn trong việc tiếp cận và sử dụng hóa đơn điện tử, MISA sẽ tổng hợp 1 số quy định cơ bản cùng những giải đáp mới nhất từ Cục thuế Nghệ An về hóa đơn điện tử.

>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> Quan điểm của Tổng Cục Thuế về thời hạn áp dụng hóa đơn điện tử

A. 5 Quy định hóa đơn điện tử doanh nghiệp tại Nghệ An không thể bỏ qua

1. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử tại Nghệ An

– Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:

• Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, Luật kinh doanh bảo hiểm, Luật chứng khoán, Luật dầu khí và các văn bản quy phạm pháp luật khác dưới các hình thức: Công ty cổ phần; công ty trách nhiệm hữu hạn; công ty hợp danh; doanh nghiệp tư nhân;
• Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã;
• Tổ chức khác;

– Hộ, cá nhân kinh doanh.Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.

– Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

– Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn.

2. Phân biệt hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế

Sau khi biết doanh nghiệp mình thuộc đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp tại Nghệ An cũng cần xác định loại hóa đơn điện tử doanh nghiệp được sử dụng là hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế:

– Là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

– Đối tượng sử dụng:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.;
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế;
• Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ;
• Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018. Trên cơ sở kết quả triển khai thí điểm sẽ triển khai trên toàn quốc.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế:

– Là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

– Đối tượng sử dụng: Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực dưới đây

Điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế (trừ trường hợp doanh nghiệp thuộc trường hợp thuộc rủi ro cao về thuế và và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

3. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Nghệ An

• Bước 1: Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Việc lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín rất quan trọng bởi nó ảnh hưởng đến tính hiệu quả của việc sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Để lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và uy tín trên thị trường, doanh nghiệp có thể tham khảo 7 tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp cho doanh nghiệp tại đây

• Bước 2: Khởi tạo mẫu hóa đơn

Doanh nghiệp có thể lựa chọn khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử theo kho mẫu có sẵn trên phần mềm hóa đơn điện tử hoặc tự thiết kế theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp để tạo bản sắc riêng

• Bước 3: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Tổ chức trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan Thuế theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử hoá đơn điện tử.

• Bước 4: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu số 02, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32

• Bước 5: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế

Hồ sơ bao gồm: Mẫu hóa đơn điện tử, Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ được gửi cho cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của Cơ quan Thuế.

4. Lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo quy định của cơ quan thuế, hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm.

Tại Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC  quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử được tiến hành như sau:

“Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến”

Để tránh tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do nhiễm virus máy tính hoặc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn, các doanh nghiệp tại Nghệ An nên hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín thông qua các chứng chỉ về an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu.

5. Xử lý chuyển tiếp hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

Tại Điều 36, Nghị định 119/2018/NĐ-CP có quy định về việc xử lý chuyển tiếp hóa đơn điện tử trong từng trường hợp cụ thể như sau:

Đơn vị đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC trước ngày Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đang sử dụng kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.

Đơn vị đã thông báo phát hành hóa đơn giấy theo hình thức đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày Nghị định 119 có hiệu lực thi hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy đã mua đến hết ngày 31/10/2020 và phải tiếp tục thực hiện thủ tục hóa đơn theo NĐ 51/2019/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP.

Trong thời gian từ ngày 1/11/2018 đến ngày 31/10/2020, nếu cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119 nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng CNTT mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119.

Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119 thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng CNTT mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại các Nghị định 51/2019/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP thì thực hiện các thủ tục hóa đơn và gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

Đối với tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở giáo dục công lập, cơ sở y tế công lập) đã sử dụng Phiếu thu tiền thì tiếp tục sử dụng Phiếu thu tiền đã sử dụng và chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử (hoặc Phiếu thu tiền điện tử) theo lộ trình của Bộ Tài chính.

Như vậy, để việc xử lý chuyển tiếp hóa đơn điện tử của doanh nghiệp tại Nghệ An được diễn ra hợp pháp, doanh nghiệp cần xác định tình trạng hiện tại của mình hiện đang hay sắp hết hóa đơn giấy để có phương án phù hợp và không làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh.

Doanh nghiệp dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

B. 3 Giải đáp mới nhất về hóa đơn điện tử của Cục thuế Nghệ An

1. Miễn chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử

Trả lời công văn số 200525-Cargill-NATD ngày 25/5/2020 của Công ty TNHH Cargill Việt Nam tại Nghệ An về việc miễn chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử, Cục Thuế tỉnh Nghệ An có ý kiến như sau:

Trường hợp người mua của Công ty TNHH Cargill Việt Nam tại Nghệ An không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa chi nhánh với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất  kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… thì Công ty TNHH Cargill Việt Nam lập HĐĐT cho người mua theo quy định, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Xem chi tiết văn bản trả lời của Cục thuế Nghệ An về vấn đề trên Tại đây

2. Tiêu thức dấu của người bán trên hóa đơn điện tử chuyển đổi

Căn cứ các quy định:

• Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định về Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy
• Điểm b, Khoản 3, Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định về Nội dung trên hóa đơn đã lập
• Khoản 2, Điều 27 Thông tư số 68/2019/TT-BTC về xử lý chuyển tiếp hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

Cục thuế Nghệ An hướng dẫn: từ nay đến ngày 31/10/2020 Công ty Cổ phần chuỗi thực phẩm TH kinh doanh trong lĩnh vực thương mại có nhu cầu sử dụng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy với số lượng lớn để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa được quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp Cục thuế tỉnh Nghệ An đồng ý miễn tiêu thức “dấu của người bán” trên HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy được quy định tại Điểm b, Khoản 3, Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014.

Xem chi tiết văn bản trả lời của Cục thuế Nghệ An về vấn đề trên Tại đây

3. Thể hiện mức thuế suất tương ứng với hàng hóa trên hóa đơn điện tử

Trước băn khoăn của doanh nghiệp trên địa bàn về việc thể hiện thuế suất trên HĐĐT khi thực hiện chương trình khuyến mại. Cục thuế Nghệ An hướng dẫn như sau:

Căn cứ Khoản 5, Điều 7 Thông tư số 219/2013/TT-BTC về giá tính thuế và Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC về nội dung của hóa đơn điện tử thì:

Trường hợp Công ty Cổ phần chuỗi thực phẩm TH có thực hiện chương trình khuyến mại không thu tiền của khách hàng, thực hiện theo quy định của pháp luật về thương mại thì khi xuất hàng, Công ty phải lập hóa đơn trên hóa đơn ghi tên và số lượng hàng hóa, ghi rõ là hàng hóa xuất khuyến mãi, giá tính thuế được xác định bằng không (0) theo quy định tại Khoản 5, Điều 7 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính.

Xem chi tiết văn bản trả lời của Cục thuế Nghệ An về vấn đề trên Tại đây

C. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sớm, doanh nghiệp  tại Nghệ An được lợi gì?

Theo ý kiến của Tổng Cục Thuế thì trước khi có Thông tư hướng dẫn của Luật Quản lý thuế số 38/QH14/2019 và Nghị định về hóa đơn, chứng từ điện tử thay thế Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Doanh nghiệp trên địa bàn nên sớm chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 119, Thông tư 68 để nhận lợi ích lâu dài, tối ưu công tác quản lý hóa đơn cho Doanh nghiệp như:

• Có cơ hội làm quen với những quy định, nghiệp mới về hóa đơn điện tử
• Cơ hội thay đổi cách thức phát hành, quản lý, báo cáo hóa đơn theo hướng số hóa và tự động hóa. Đồng thời sẵn sàng chuẩn bị phương án để làm việc từ xa an toàn, hiệu quả trước những biến động khó lường của dịch Covid-19
• Thúc đẩy nhanh quy trình kinh doanh và quá trình thanh toán của khách hàng
• Đem lại cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh so với đối thủ
• Tạo ấn tượng về sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác
• Tránh gián đoạn công việc và “ùn tắc” thủ tục hành chính giai đoạn cao điểm Quý IV/2020. Đồng thời “tranh thủ” được những ưu đãi và hỗ trợ triển khai từ các nhà cung cấp hóa đơn điện tử

MISA miễn 5 loại phí triển khai, hỗ trợ doanh nghiệp tại Nghệ An đổi hóa đơn giấy lấy hóa đơn điện tử

Được MISA xây dựng dựa trên tiêu chí an toàn nhất, dễ sử dụng nhất, phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC và sẵn sàng đáp ứng Thông tư 68/2019/TT-BTC. Đồng thời, MISA meInvoice cũng được các cơ quan thuế Nghệ An và 100.000 doanh nghiệp đã sử dụng đánh giá cao bởi những tính năng nổi bật:

• Không cần in ấn và cài đặt phần mềm, sử dụng mọi lúc mọi nơi ngay cả trên di động
• Chỉ mất 3 giây để phát hành và gửi hóa đơn cho khách qua Email/SMS
• Kết nối hơn 50 phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị phổ biến giúp tiết kiệm hơn 80% thời gian nhập liệu
• Lưu trữ dễ dàng, bảo mật và không giới hạn dung lượng trên hệ thống MISA
• Quản lý hạn nợ, tình hình sử dụng hóa đơn & tra cứu đơn giản trên mọi thiết bị di động