Doanh nghiệp được sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đến bao giờ?

Doanh nghiệp A hỏi: Đơn vị tôi còn gần 300 số hóa đơn giấy nhưng muốn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử vào đầu năm 2020. Vậy doanh nghiệp tôi có cần hủy số hóa đơn giấy chưa dùng rồi mới đăng ký sử dụng hóa đơn không? Trường hợp nếu được sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử thì có thể dùng đến bao giờ?

Trước thắc mắc của doanh nghiệp A và rất nhiều đơn vị khác, MISA xin làm rõ vấn đề này như sau:

>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

1. Từ 1/11/2018 đến 31/10/2020: có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh có 02 năm (từ 1/11/2018 đến 31/10/2020) để thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Trong thời gian này, việc áp dụng hóa đơn điện tử vẫn thực hiên theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC, do đó:

“Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in”.

Như vậy, trước nhiều thắc mắc của doanh nghiệp rằng có phải hủy hóa đơn giấy rồi mới được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hay không? MISA xin được trả lời ngắn gọn như sau:

Trước ngày 1/11/2020, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Do đó, doanh nghiệp không cần hủy số hóa đơn giấy chưa sử dụng mà chỉ cần lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp và thực hiện đăng ký phát hành hóa đơn điện tử để bắt đầu sử dụng.

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI nhất về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

Ngoài vấn đề lưu ý thời gian và quy định đã nêu trên về việc sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau đây:

– Thứ nhất: Không xuất 2 hình thức hóa đơn với 1 đơn hàng, cụ thể hơn nếu 1 đơn hàng đã sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và ngược lại: 1 đơn hàng đã sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử.

– Thứ hai: Có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử với các đơn hàng, dịch vụ khác nhau.

2. Từ 1/11/2020: 100% doanh nghiệp phải hoàn thành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử và hủy số hóa đơn giấy còn tồn

Cũng theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì kể từ 1/11/2020 thì 100% doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang HĐĐT không có mã hoặc HĐĐT có mã của cơ quan thuế. Cũng từ thời điểm trên, Thông tư 32/2011/TT-BTC sẽ chính thức hết hiệu lực, thay vào đó việc áp dụng hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì hóa đơn giấy sẽ được xử lý như sau:

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, Khoản 3, Điều 14 của Nghị định 119 quy định: “Kể từ thời điểm sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan Thuế, DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.”

Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, Khoản 3, Điều 20 của Nghị định 119 quy định: “Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).”

Như vậy, kể từ thời điểm 1/11/2020 doanh nghiệp còn tồn hóa đơn giấy chưa sử dụng cần tiến hành hủy số hóa đơn này theo hướng dẫn cụ thể của Bộ Tài chính.

>>Thủ tục hủy hóa đơn giấy chuyển sang hóa đơn điện tử MỚI NHẤT 2020

Với những phân tích ở trên, MISA hi vọng đã gỡ rối cho doanh nghiệp A cũng như nhiều doanh nghiệp khác trong việc sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp quan trọng này.

Đồng hành cùng Cục Thuế, Chi Cục Thuế trong lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử MISA – Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hàng đầu hiện nay hỗ trợ Doanh nghiệp như sau:

1. Đổi hóa đơn giấy lấy hóa đơn điện tử
2. Miễn 5 loại phí lên đến 5 TRIỆU:

• Miễn 100% phí thuê bao hàng năm
• Miễn 100% phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản
• MIỄN 100% phí tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị khác nhau
• MIỄN 100% phí tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng HĐĐT với Cơ quan Thuế
• MIỄN 100% phí lưu trữ, tra cứu hóa đơn 10 năm