Doanh nghiệp dùng hết hóa đơn giấy trước 01/11/2020 liệu có được đặt in?

Năm 2020 được coi là năm trọng điểm của lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Thời điểm này cũng là lúc MISA nhận được nhiều băn khoăn của doanh nghiệp về việc có được tiếp tục đặt in hóa đơn giấy trong năm 2020 hay không. MISA sẽ giải đáp thắc mắc này thông qua bài viết dưới đây:

>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> Chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp được gì và cần phải chuẩn bị gì?
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

1. Xử lý hóa đơn giấy đã đặt in trước ngày 01/11/2018

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì kể từ 01/11/2020 thì 100% doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang HĐĐT không có mã hoặc HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

Trường hợp người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người nộp thuế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày 01/11/2018 (là ngày Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ có hiệu lực thi hành) thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31/10/2020.

Trong quá trình chuyển đổi Chính phủ cho phép (1/11/2018 – 31/10/2020), Cục thuế Hà Nội vẫn khuyến khích doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh sớm đăng ký hóa đơn điện tử. Các đơn vị này có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử trước thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử ngày 1/11/2020.

2. Xử lý trường hợp dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 1/11/2020

Tuy nhiên, trong giai đoạn chuyên tiếp nêu trên, rất nhiều doanh nghiệp gặp phải trường hợp sử dụng hết hóa đơn giấy đã đặt in trước 1/11/2018. Vậy doanh nghiệp có được đặt in thêm hóa đơn giấy và đợi đến gần thời hạn 1/11/2020 mới chuyển đổi có được không ?!

Để trả lời câu hỏi trên, tại buổi hội thảo ngày 5/11/2019, đại diện Tổng cục thuế đã hướng dẫn cụ thể:

Trường hợp đơn vị dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 1/11/2020 thì sẽ chuyển sang hóa đơn điện tử và không được tiếp tục in cũng như sử dụng hóa đơn giấy. Trường hợp chưa đủ điều kiện để dùng hóa đơn điện tử thì được dùng hóa đơn giấy nhưng phải gửi dữ liệu hóa đơn theo mẫu quy định và thời hạn sử dụng hóa đơn giấy cuối cùng là hết ngày 31/10/2020.

3. Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

Trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử thực hiện các bước sau:

1. Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử:

Thay vì tốn chi phí, thời gian để tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm của các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín. Doanh nghiệp nên dựa trên 7 tiêu chí này để lựa chọn được phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp.

2. Lập bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng và gửi cho cơ quan thuế, bao gồm:

• Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
• Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
• Hoá đơn mẫu (do doanh nghiệp khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử)

Sau khi lập xong bộ hồ sơ, doanh nghiệp có thể gửi tới cơ quan thuế qua mạng hoặc nộp trực tiếp (xem hướng dẫn chi tiết tại đây). Sau 2 ngày doanh nghiệp sẽ kiểm tra thông tin trên trang cổng thông tin điện tử //www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html  và bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử khi nhận được chấp thuận của cơ quan thuế.

Để quá trình chuẩn bị được diễn ra nhanh chóng, chính xác, đơn vị có thể tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice đã được cơ quan thuế chứng thực. Phần mềm cho phép kế toán dễ dàng khởi tạo mẫu hóa đơn và lập bộ hồ sơ đăng ký phát hành chỉ với vài thao tác đơn giản. Bên cạnh đó, MISA hỗ trợ Doanh nghiệp thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với CQT từ A-Z nhanh chóng.

MISA hỗ trợ 100% thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử