Phần mềm hóa đơn điện tử nào đáp ứng được nhu cầu sử dụng hoá đơn học phí?

Hóa đơn học phí điện tử là bước tiến lớn trong cải cách hành chính Thuế nói riêng và chuyển đổi số nói chung giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh đồng thời tạo sự minh bạch cho môi trường kinh doanh. Nhưng với những ngành khá đặc thù như ngành Giáo dục – đào tạo thì liệu hóa đơn điện tử đem lại những lợi ích gì và mẫu hóa đơn như thế nào mới đáp ứng được nhu cầu sử dụng của ngành này?

Thầy Huỳnh Thanh Phú, Hiệu trưởng Trường Trường THPT Nguyễn Du (quận 10) cho rằng, vai trò của người đứng đầu nhà trường rất quan trọng, có dám đột phá, chủ động hay không.

>> Hóa đơn điện tử là gì?
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
>> Tính năng ưu việt của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
>> Tổng quan các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice

1.  Trường học có xuất hóa đơn không? 

Theo Thông tư 219/2013/TT-BTC và Nghị định số 209/2013/NĐ-CP quy định về đối tượng không chịu thuế:

13. Dạy học, dạy nghề theo quy định của pháp luật bao gồm cả dạy ngoại ngữ, tin học; dạy múa, hát, hội họa, nhạc, kịch, xiếc, thể dục, thể thao; nuôi dạy trẻ và dạy các nghề khác nhằm đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hóa, kiến thức chuyên môn nghề nghiệp.

Trường hợp các cơ sở dạy học các cấp từ mầm non đến trung học phổ thông có thu tiền ăn, tiền vận chuyển đưa đón học sinh và các khoản thu khác dưới hình thức thu hộ, chi hộ thì tiền ăn, tiền vận chuyển đưa đón học sinh và các khoản thu hộ, chi hộ này cũng thuộc đối tượng không chịu thuế.”

Như vậy, hoat động dạy học thuộc trường học không thuộc đối tượng chịu thuế VAT. Khi tiến hành thu học phí của học sinh bằng phiếu thu và xuất hoá đơn trực tiếp thì đơn vị kê khai doanh thu học phí của học sinh vào mục không chịu thuế GTGT.

Khi đăng khí tham gia khoá học Spa tại Học viện Thẩm mỹ Royal bạn cũng có thể yêu cầu xuất hoá đơn học phí điện tử nếu trung tâm có sử dụng.

2. Hoá đơn học phí điện tử ngành giáo dục là gì?

Hóa đơn ngành giáo dục phải thực hiện theo quy định hiện hành về hoá đơn, chứng từ. Thu học phí là khoản thu phát sinh từ doanh nghiệp giáo dục, cơ sở giáo dục công, bao gồm cả tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ đào tạo.

Đơn vị thu học phí từ các hoạt động trên phải xuất hoá đơn học phí thu được từ sinh viên/học viên.

Theo Khoản 2 Phụ lục 04 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, quy định cách viết hóa đơn thu tiền học phí như sau:

Tổ chức nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, đối tượng được miễn thuế GTGT thì sử dụng hóa đơn GTGT, trên hóa đơn GTGT chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất, số thuế GTGT không ghi và gạch bỏ.”

Như vậy, khi thu tiền học phí lĩnh vực dạy học, dạy nghề theo quy định pháp luật thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, công ty lập hoá đơn VAT thì trên dòng thuế suất, không ghi số thuế GTGT và gạch bỏ.

3. Cơ sở giáo dục gặp những khó khăn gì khi sử dụng hoá đơn học phí giấy?

Trong số các cơ sở giáo dục, trường học là mô hình sử dụng hoá đơn với số lượng lớn, gây ra nhiều bất cập trong quá trình xuất hoá đơn, cụ thể:

• Chi phí thời gian
• Quản lý dữ liệu học sinh khó lưu trữ, dễ mất má
• Tra cứu hóa đơn mất công sức, thời gian.

3.1 Hoá đơn học phí giấy gây mất chi phí thời gian

Kế toán trường học phải hoàn toàn chủ động các công việc khởi tạo và phát hành hóa đơn. Thời gian để kế toán ngồi viết tay từng hóa đơn là rất lãng phí, chi phí cơ hội cao. Thay vào đó, kế toán có thể tận dụng chi phí cơ hội đó để thực hiện nhiều nghiệp vụ hơn, tăng hiệu quả công việc.

3.2 Quản lý dữ liệu học sinh khó lưu trữ, dễ mất mát

Sử dụng hóa đơn giấy không thể đồng bổ dữ liệu của học sinh, lớp học khiến người kế toán trường học hoặc cơ sở giáo dục nhập tay dữ liệu, khi có sai sót sẽ gây ra nhiều khó khăn. Thêm vào đó, nhà trường phải gửi hoá đơn đến từng phụ huynh nếu được yêu cầu, tốn kém chi phí, thời gian.

Còn nhiều khó khăn trong lưu trữ, có nguy cơ bị phạt mất hóa đơn do quản lý hóa đơn không tốt.

3.3 Khó khăn trong tra cứu hóa đơn học phí

Theo tôi thấy, sử dụng hóa đơn giấy rất khó tra cứu hóa đơn khi cần thiết. Bạn phải tìm, lật giở từng tập tài liệu thì mới tìm được hóa đơn mình cần. Hóa đơn càng lâu thì lại càng khó tìm.

Ngay khi nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2018 có hiệu lực, Sở GD&ĐT đều nhất trí đồng ý việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử để thu học phí tại các cơ sở giáo dục.

3.4 Khó khăn trong việc tiếp cận công nghệ, ngại đổi mới

• Chưa có cơ sở hạ tầng kỹ thuật tốt.
• Khó khăn trong việc tiếp cận công nghệ, ngại đổi mới.
• Hệ thống máy móc và trạng thiết bị để vận hành và sử dụng hóa đơn điện tử còn sơ sài.
• Nguồn nhân lực để sử dụng hóa đơn điện tử chưa được đào tạo chuyên sâu dẫn đến chưa biết cách xử lý những tình huống phát sinh trong quá trình sử dụng.
• Hóa đơn điện tử chạy bằng phần mềm phải có chứng thư kỹ thuật số, hạ tầng ngành Viễn thông và các điều kiện khác khiến các trường học e dè trong đăng ký sử dụng

Ngay khi nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2018 có hiệu lực, Sở GD&ĐT thống nhất triển khai sử dụng hóa đơn điện tử để thu học phí tại các cơ sở giáo dục.

Sở GD&ĐT đã có công văn yêu cầu các cơ sở giáo dục căn cứ vào số lượng học sinh hiện có, xác định số lượng hóa đơn cần sử dụng trong năm để chọn mua gói cước phù hợp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác sử dụng hóa đơn khi thu học phí.

4. Hóa đơn điện tử MISA meInvoice đáp ứng mọi nhu cầu của ngành giáo dục – đào tạo

4.1 MISA meInvoice đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho các cơ sở giáo dục

Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice được phát triển bởi MISA – đơn vị uy tín hàng đầu Việt Nam với 25 năm kinh nghiệm trong việc triển khai các giải pháp tài chính – kế toán cho hơn 250.000 khách hàng trong đó có rất nhiều đơn vị trường học trên cả nước.

– Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, nhà trường có thể chủ động thiết kế mẫu hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi trên định dạng A5, A4,…phù hợp với nhu cầu và yêu cầu quản lý của mỗi trường.

– Phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng tích hợp và kết xuất thông tin – dữ liệu của học sinh, sinh viên. Nạp và lưu trữ thông tin học sinh, sinh viên trên phần mềm đảm bảo việc xuất và gửi hóa đơn, phiếu thu nhanh chóng, chính xác, hạn chế tối đa sai sót.

– Xuất hóa đơn cho Học sinh, sinh viên toàn trường chỉ mất vài phút. Thay vì việc sử dụng hóa đơn giấy như trước đây Trường học phải đối soát, in ấn hóa đơn sau đó gửi đến tay học sinh, sinh viên học phụ huynh.

– Học phí, các khoản thu chi,…được gửi đến gia đình phụ huynh học sinh hàng loạt mà không mất thời gian vận chuyển, phát tới từng lớp,…Bảo quản hóa đơn tiết kiệm, tránh thất lạc, làm mất, làm ướt,…

– Bảo mật thông tin hóa đơn, an toàn, loại bỏ vấn nạn hóa đơn giả, sửa đổi hóa đơn trái phép bởi mỗi hóa đơn điện tử đều có chữ ký điện tử và dữ liệu mã hóa không thể làm giả hay thay đổi

– Phần mềm hóa đơn điện tử trong trường học hỗ trợ kết xuất bảng biểu, báo cáo thuế (BC26), báo cáo tình hình nộp học phí, phiếu thu,.…giúp trường học đưa ra báo cáo học phí, thu chi nhanh chóng, thuận tiện và chính xác.

Ví dụ: Khi sử dụng hóa đơn điện tử, Kế toán trường học có thể thống kê danh sách các Học sinh, sinh viên nộp thiếu học phí, em đó thuộc lớp nào…để kịp thời báo cáo ban giám hiệu và thông báo tới các em Học sinh, sinh viên. Đảm bảo công tác thu phí nhanh nhất.

4.2 Mẫu hóa đơn học phí điện tử dành cho ngành giáo dục

Nội dung trên hóa đơn điện tử của ngành giáo dục – đào tạo phải đáp ứng đầu đủ quy định tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, cụ thể:

• Tên và ký hiệu hóa đơn; ký hiệu mẫu số và số hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và của người mua (nếu người mua có mã số thuế)
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế, thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất và cộng tiền thuế giá trị gia tăng (nếu là hóa đơn giá trị gia tăng)
• Tổng số tiền thanh toán; Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và của người mua (nếu có)
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử; Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Dựa trên những quy định pháp luật trên, MISA xin phép đưa ra mẫu hóa đơn điện tử được thiết kế bởi phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice dành riêng cho ngành giáo dục – đào tạo như sau:

Mẫu hóa đơn điện tử lĩnh vực giáo dục được thiết kế trên MISA meInvoice

Các đơn vị trường học có nhu cầu tìm hiểu thêm về hóa điện điện tử MISA meInvoice của MISA bằng cách ĐĂNG KÝ tư vấn, dùng thử  MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI nhất về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hoá đơn điện tử
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
>> Tính năng ưu việt của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
>> Tổng quan các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
>>