Hướng dẫn tải hóa đơn điện tử đã phát hành

Hóa đơn điện tử đang dần thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy. Tuy nhiên, do mới đưa vào sử dụng nên không phải ai cũng nắm hết được các nghiệp vụ, tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử. Sau khi đã phát hành hóa đơn điện tử, trường hợp kế toán muốn tải hóa đơn điện tử về máy tính nhằm phục vụ cho mục đích lưu trữ thì làm như thế nào? MISA meInvoice sẽ hướng dẫn chi tiết tại bài viết dưới đây.

>> Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử khoa học, an toàn cho doanh nghiệp
>> Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 68/2019/TT-BTC

1. Hướng dẫn tải từng hóa đơn điện tử

Khi muốn tải hóa đơn điện tử đã phát hành về máy, bạn cần biết rằng file hóa đơn sẽ ở dạng XML hoặc PDF. Do đó, bạn nên chắc chắc rằng máy tính đã được cài đặt các phần mềm hỗ trợ đọc file ở định dạng trên.
Với phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, bạn có thể tải hóa đơn điện tử bằng 1 trong 2 cách: tải từng hóa đơn điện tử hoặc tải hàng loạt hóa đơn điện tử.

Bước 1. Vào phân hệ Hóa đơn.

Bước 2. Chọn tab Hóa đơn điện tử.

Bước 3. Chọn mục Đã phát hành: chương trình lấy lên danh sách các hóa đơn điện tử đã được phát hành. (Hoặc có thể chọn các mục chi tiết như: Chưa gửi cho KH, Đang gửi cho KH, Gửi bị lỗi, Đã gửi HĐ cho KH chương trình sẽ lấy lên các HĐĐT có trạng thái tương ứng).

Bước 4. Chọn khoảng thời gian tìm kiếm HĐĐT cần tải về và nhấn Lấy dữ liệu.

Bước 5. Chọn hóa đơn trên danh sách, sau đó nhấn Tải hóa đơn điện tử.

Bước 6. Nhấn vào biểu tượng thư mục để chọn thư mục lưu hóa đơn được tải về.
Có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi tải về bằng cách nhấn Xem hóa đơn.

Bước 7. Nhấn Thực hiện.
Bước 8. Mở thư mục lưu hóa đơn tải về trên máy tính, giải nén file để lấy thông tin HĐĐT đã phát hành cần lưu trữ.

2. Hướng dẫn tải hàng loạt hóa đơn điện tử

Bước 1: Vào phân hệ Hóa đơn.
Bước 2: Chọn Tải hóa đơn hàng loạt.

Bước 3. Thiết lập điều kiện tìm kiếm các HĐĐT cần tải về.
Bước 4. Nhấn Lấy dữ liệu. Chương trình sẽ lấy lên các hóa đơn có trạng thái là Đã phát hành và thỏa mãn điều kiện tìm kiếm.
Bước 5. Nhấn vào biểu tượng thư mục để chọn thư mục lưu hóa đơn được tải về.

Bước 6. Tích chọn các hóa đơn cần tải về.
Có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi tải về bằng cách nhấn Xem hóa đơn hoặc nhấn Xem hóa đơn đã chọn để xem trước nội dung của tất cả các hóa đơn đã chọn cùng lúc.

Bước 7. Nhấn Thực hiện.
Bước 8. Mở thư mục lưu hóa đơn tải về trên máy tính, giải nén file để lấy thông tin HĐĐT đã phát hành cần lưu trữ.

3. MISA meInvoice hỗ trợ khách hàng lưu trữ hóa đơn đã phát hành an toàn, hiệu quả hơn

Khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, vẫn có rất nhiều trường hợp doanh nghiệp gặp phải tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do nhiễm virus máy tính hoặc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn. Để giảm thiểu tình trạng này, giải pháp tối ưu là các doanh nghiệp hợp tác với đơn vị trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có chức năng sao lưu dữ liệu trực tuyến và hỗ trợ phục hồi thông tin hóa đơn khi xảy ra sự cố.

Để hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể đảm bảo lưu trữ hoá đơn theo đúng quy định của cơ quan thuế, MISA đã tiên phong đem công nghê Blockchain tích hợp vào phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice nhằm gia tăng sự an toàn, minh bạch và chính xác của hóa đơn.

Công nghệ Blockchain sẽ ghi nhận toàn bộ lịch sử của các thay đổi và cập nhật tất cả các thông tin về hóa đơn cho các bên tham gia đều có thể kiểm tra và xác thực thông tin:

Với người bán: Hệ thống Blockchain sẽ ghi nhận lại các trạng thái của các hành động: xuất hóa đơn, hủy hóa đơn hay thay đổi thông tin hóa đơn…

Với người mua: Hệ thống ghi nhận trạng thái của các hành động: nhận, xác nhận.
Cơ quan thuế: Hệ thống sẽ ghi nhận trạng thái nhận dữ liệu hóa đơn, cấp mã hóa đơn, nhận báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Chính vì vậy, các dữ liệu liên quan đến hóa đơn sẽ hoàn toàn được bảo mật và không thể bị đánh cắp, các giao dịch, lịch sử về hóa đơn sẽ không thể bị giả mạo và thay đổi.