Lợi ích và khó khăn khi áp dụng hóa đơn điện tử

Trên lộ trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, những lợi ích doanh nghiệp nhận được là không thể phủ nhận. Nhưng bên cạnh đó vẫn còn những khó khăn mà doanh nghiệp còn dè chừng khi tiến hành chuyển đổi. Bài viết sau sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng thể về vấn đề này:

1. Đã đến lúc khai tử hóa đơn giấy

Ngày 12/9/2018, Chính phủ ban hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP hướng dẫn việc sử dụng Hóa đơn điện tử. Theo đó:

• Doanh nghiệp nào còn hóa đơn giấy sử dụng chưa hết thì dùng tiếp cho đến khi hết nếu đến ngày 01/11/2020 không dùng hết bắt buộc phải hủy hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử.
• Nếu dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2020 thì sẽ chuyển sang hóa đơn điện tử mà không được in hóa đơn giấy.
• Những doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/11/2018 buộc dùng Hóa đơn điện tử
• Riêng Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh và các đô thị lớn phải hoàn thành triển khai trong năm 2019.

Như vậy, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đã được Chính phủ lên lộ trình chi tiết. Sau 01/11/2020, hóa đơn giấy sẽ chính thức bị khai tử, thay thế vào đó là hóa đơn điện tử.

2. Lợi ích của doanh nghiệp khi áp dụng hóa đơn điện tử

Không thể phủ nhận những lợi ích đáng kể mà hóa đơn điện tử mang lại cho cả doanh nghiệp lẫn cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.

2.1 Đối với doanh nghiệp

Theo ghi nhận từ khách hàng của MISA thì hóa đơn điện tử đã giúp doanh nghiệp:

• Giảm 80% quy trình, thủ tục cho mỗi lần đăng ký phát hành hóa đơn, nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn tới cơ quan Thuế và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng, quý.
• Rút ngắn 99% thời gian thanh toán cũng như quản lý, tra cứu hóa đơn
• Tiết kiệm đến 90% chi phí in chuyển phát nhanh và nhất là chi phí kho lưu trữ
• Tăng 80% hiệu quả công việc của kế toán.

Đây là những con số cho thấy sự thay đổi tích cực đến từ những doanh nghiệp đã chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.

2.2 Đối với cơ quan Thuế

Hóa đơn điện tử đang dần thay thế vị trí của hóa đơn giấy trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ. Công tác quản lý của cơ quan thuế cũng sẽ được thực hiện theo hướng hiện đại hóa trên cơ sở áp dụng công nghệ thông tin để thu thập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu từ hóa đơn điện tử. Những lợi ích hóa đơn điện tử mang lại đối với cơ quan Thuế:

• Giúp ngành Thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; hỗ trợ, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro DN, cá nhân kinh doanh.
• Giúp cơ quan Hải quan tại các cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có thông tin để thực hiện hoàn thuế.
• Kịp thời phát hiện ra những bất thường khi DN xuất hóa đơn do thông tin về hóa đơn của DN được tập trung tại cơ quan thuế một cách liên tục
• Kịp thời ngăn chặn hóa đơn của các DN bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn, tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các DN, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển.

3. Khó khăn của doanh nghiệp khi áp dụng hóa đơn điện tử

• Các doanh nghiệp phản hồi rằng họ gặp khó khăn trong việc giải thích cho khách hàng hiểu về hóa đơn điện tử và tính pháp lý của hóa đơn này.
• Một lo ngại khác của doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử là hạ tầng công nghệ thông tin ở Việt Nam nhìn chung chưa cao. Việc lưu giữ hóa đơn trên một hệ thống không thuộc tầm kiểm soát của doanh nghiệp khiến họ chưa hoàn toàn an tâm. Những rủi ro về mất dữ liệu, mất hóa đơn, tiết lộ thông tin là điều khiến nhiều doanh nghiệp khá đau đầu khi chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử.

• Các doanh nghiệp nhỏ và vừa thường chậm trong việc tiếp cận công nghệ, ngại thay đổi. Mặc dù đã biết ưu điểm của hóa đơn điện tử và biết đến lộ trình chuyển đổi theo yêu cầu của cơ quan thuế nhưng nhiều doannh nghiệp vẫn “án binh bất động”
• Khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ dẫn đến nhiều vấn đề mà DN chưa biết cách xử lý, đặc biệt, đối với ngành nghề chuyên về vận chuyển. Đó là chưa kể các chi phí xác nhận, photo các hóa đơn chứng từ khi đối tác yêu cầu hóa đơn giấy rất mất thời gian.

4. MISA meInvoice khắc phục khó khăn cho doanh nghiệp

Hiểu được những băn khoăn của doanh nghiệp và người làm kế toán về mức độ an toàn và dễ sử dụng của phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm MISA meInvoice của MISA được thiết kế đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC giải quyết tối ưu các vấn đề Doanh nghiệp đang gặp phải: Phát hành, Lưu trữ, quản lý, tìm kiếm,…hóa đơn.

>> Hàng loạt báo lớn đưa tin: Giành danh hiệu Sao Khuê 2019, MISA meInvoice khẳng định vị trí hàng đầu thị trường hóa đơn điện tử Việt Nam

Phần mềm hóa đơn điện tử của MISA cũng đã được hơn 100.000 khách hàng kiểm chứng là phần mềm an toàn nhất, dễ sử dụng nhất:

4.1 MISA meInvoice là phần mềm an toàn nhất

• MISA có hạ tầng công nghệ thông tin đảm bảo cho số lượng khách hàng lớn trên cả nước hoạt động liên tục. Các máy chủ dự phòng được đặt ở nhiều vị trí khác nhau để hạn ché tối đa rủi ro về mất dữ liệu của khách hàng.
• Trung tâm dữ liệu đạt tiêu chuẩn quốc tế Tier3, có khả năng lưu trữ dữ liệu hóa đơn lên tới 10 năm
• Là phần mềm duy nhất có đầy đủ chứng chỉ, quy trình về bảo mật thông tin theo tiêu chuẩn ISO 27.000 và CSA Star
• Là phần mềm tiên phong áp dụng công nghệ Blockchain chống tác động, giả mạo hóa đơn điện tử

4.2 MISA meInvoice là phần mềm dễ sử dụng nhất

• Phần mềm chạy trên mọi nền tảng chạy trên Web, Moblie, Tablet thuận tiện cho khách hàng có thể tra cứu, quản lý, xuất hóa đơn dù đang ở bất kỳ nơi đâu.
• Chẳng lo nhập lại dữ liệu, tối giản hóa quy trình khi đồng bộ và kết nối thông minh với phần mềm kế toán phổ biến nhất, phần mềm bán hàng được ưa chuộng nhất và các phần mềm quản trị khác.
• Hơn nữa, MISA là thương hiệu với 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm kế toán, hoá đơn điện tử, kê khai thuế. Do đó, đội ngủ tư vấn viên của MISA có đầy đủ nghiệp vụ, kinh nghiệm để hỗ trợ khách hàng tốt nhất, kịp thời nhất và chính xác nhất.

Luôn mong muốn đem tới cho khách hàng giải pháp hóa đơn điện tử an toàn nhất, dễ sử dụng nhất, MISA hi vọng sẽ được đồng hành cùng doanh nghiệp và người làm kế toán trên chặng đường phát triển.