[Mới] Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78 và Nghị định 123

Xử lý như thế nào trước các trường hợp xuất, viết hóa đơn điện tử bị sai tại Nghị Định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC? Khi nào thì doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân thực hiện điều chỉnh, hủy và lập thay thế các hóa đơn có sai sót? Trong bài viết ngày hôm nay, hãy cùng MISA meInvoice tìm hiểu chi tiết về xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78 và nghị định 123.

1. Nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78 và Nghị định 123

Ngày 17/9/2021 Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn và chứng từ, trong đó có nêu một số điểm mới về nội dung xử lý hóa đơn điện tử có sai sót như sau:

Trường hợp sai sót	Nguyên tắc xử lý sai sót	Căn cứ tại
I – ĐỐI VỚI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý tại hình thức điều chỉnh/thay thế	Người bán có thể thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất kỳ lúc nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điều chỉnh.	Khoản 1, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ	Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý tại hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót	Các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện tại hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Trường hợp tại quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót	Người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót	Hóa đơn điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), hóa đơn điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy)	Thực hiện tại quy định của pháp luật quản lý thuế.
II – ĐỐI VỚI BẢNG TỔNG HỢP DỮ LIỆU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Trường hợp bảng tổng hợp đã gửi cơ quan thuế thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử	Người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.	Khoản 2, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC
Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót	Người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.
Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử tại quy định tại Nghị định 123	Điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “Thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ), trừ một số trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn trên hóa đơn điện tử tại quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123.

2. Cách xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78, NĐ 123 tại từng trường hợp cụ thể

Để thực hiện xử lý sai sót, điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, Nghị định 123, Quý doanh nghiệp thực hiện các bước như sau:

Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT nhưng chưa gửi cho người mua bị lập sai

(Căn cứ tại Khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

> Phương án xử lý: Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế.

> Quy trình xử lý:

Bước 1: Người nộp thuế (NNT) lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT theo Mẫu 04/SS-HĐĐT

Doanh nghiệp/kế toán thực hiện thông báo với cơ quan thuế (CQT) theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123) về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.

CQT thực hiện hủy hóa đơn điện tử sai sót đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của CQT.

Trường hợp hóa đơn sai sót này chưa gửi cho khách hàng nên khi Hủy hóa đơn không cần thông báo hủy cho khách hàng.

*Lưu ý:

• Người nộp thuế không được tự ý vào chức năng Hủy hóa đơn sai sót trên phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT trước khi lập Mẫu 04/SS-HĐĐT. Trường hợp đã hủy hóa đơn trước khi lập mẫu thì liên hệ với NCC dịch vụ HDDT để được hỗ trợ xử lý.
• Có thể làm Mẫu 04/SS-HĐĐT với từng hóa đơn sai sót hoặc danh sách nhiều hóa đơn điện tử sai sót.
• Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT chậm nhất được tính là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Xem thêm: Trường hợp sai sót nào của hóa đơn điện tử bắt buộc cần nộp thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT với cơ quan thuế?

Bước 2: NTT lập hóa đơn mới, ký số gửi CQT để cấp mã hóa đơn mới, thay thế cho hóa đơn sai sót

> Video hướng dẫn chi tiết các bước xử lý trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice: 

Trường hợp 2: Xử lý sai sót hóa đơn đã lập, đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán tự phát hiện sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế không sai và các nội dung khác cũng không sai

(Căn cứ theo Điểm a Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

> Phương án xử lý: Thông báo hóa đơn có sai sót cho người mua và CQT, không phải lập lại hóa đơn.

> Quy trình xử lý:

Bước 1: Người bán tiến hành gửi thông báo cho người mua về việc xảy ra sai sót trên hóa đơn và KHÔNG LẬP LẠI HÓA ĐƠN MỚI.

Bước 2: Người bán tiến hành thông báo với Cơ quan thuế về hóa đơn điện tử viết sai, sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Minh họa thao tác trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice

Lưu ý: Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế thì không cần lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT.

> Video hướng dẫn chi tiết các bước xử lý trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice: 

Trường hợp 3: Xử lý sai sót đối với hóa đơn viết sai về Mã số thuế, Số tiền ghi trên hóa đơn, Thuế suất, Tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng… 

Căn cứ theo Điểm b Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán và người mua tự thỏa thuận với nhau để chọn 1 trong 2 phương án giải quyết như sau:

Phương án 1: Lập hóa đơn ĐIỀU CHỈNH cho HĐĐT có sai sót.

> Quy trình xử lý:

Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót để gửi cho bên mua.

• Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
• Nội dung cần ghi trên hóa đơn điều chỉnh: Với điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương, với điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh.
• Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT không có mã) hoặc gửi cho CQT cấp mã và sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT có mã).

Chú ý:

• Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh sai sót thì 2 bên ghi rõ sai sót trong văn bản thỏa thuận.
• Thực hiện tra cứu MST cá nhân hoặc tra cứu MST doanh nghiệp trước khi lập hóa đơn để hạn chế tối đa sai sót.

> Video hướng dẫn chi tiết các bước xử lý trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice: 

Phương án 2: Lập hóa đơn THAY THẾ

> Quy trình xử lý:

Bên bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót để gửi cho bên mua.

• Trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn ban đầu có sai sót, thì 2 bên ghi rõ sai sót vào văn bản, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
• Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
• Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT không có mã) hoặc gửi cho CQT cấp mã và sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT có mã).

> Video hướng dẫn chi tiết các bước xử lý trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice:

Trường hợp 4: Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ 

(Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC)

Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định nhưng sau đó phát sinh việc hủy hợp đồng dịch vụ hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì xử lý như sau:

• Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập
• Thông báo tới Cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn.

MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu hiện nay. +180.000 khách hàng đã sử dụng MISA meInvoice

Trường hợp 5: Xử lý hóa đơn giấy sai sót sau khi đã chuyển sang hóa đơn điện tử

(Căn cứ khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC)

Trường hợp đơn vị đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nhưng phát hiện hóa đơn giấy đã lập trước đó (hóa đơn giấy lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP) có sai sót thì phương án xử lý như sau:

• Lập văn bản thỏa thuận và ghi rõ sai sót.
• Người bán thực hiện thông báo sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT và gửi tới Cơ quan thuế.
• Người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn sai sót đa lập phải có dòng chữ: Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm

• Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã), hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho HĐĐT thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của CQT).

Trường hợp 6: Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót và thông báo đến người bán

(Căn cứ tại Khoản 3, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Bước 1: Nhận thông báo rà soát của cơ quan thuế 

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử của đơn vị, cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán tại Mẫu số 01/TB-RSĐT (ban hành kèm tại Nghị định 123) qua email để người bán kiểm tra sai sót. 

Lưu ý:

– Trên mẫu Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát CQT gửi người bán có ghi thời hạn để đơn vị thông báo lại kết quả rà soát cho CQT. Nếu hết thời hạn mà người bán không thông báo lại với CQT, CQT sẽ tiếp tục gửi thông báo yêu cầu rà soát lần 2. 

– Trường hợp sau 2 lần thông báo nhưng bên bán vẫn không gửi kết quả phản hồi, CQT sẽ xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử của đơn vị. 

Bước 2: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi CQT

Bước 3: Hủy/Thay thế/Điều chỉnh hóa đơn, chờ CQT cấp mã và gửi cho người mua.

Trường hợp 7: Phát hiện hóa đơn Điều chỉnh hoặc Thay thế tiếp tục có sai sót

(Căn cứ điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC)

Trường hợp người bán đã lập hóa đơn điện tử Điều chỉnh hoặc Thay thế cho hóa đơn bị sai sót (dựa theo quy định tại Điểm b khoản 2 Điều 19 NĐ 123), nhưng sau đó tiếp tục phát hiện hóa đơn có sai sót thì ở các lần xử lý tiếp theo, người bán thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Ví dụ A: Khi phát hiện tên hàng hóa có sai sót trên hóa đơn điện tử -> Người bán lập hóa đơn điều chỉnh -> Hóa đơn tiếp tục có sai sót -> Tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh, không được lập hóa đơn mới để thay thế.

Ví dụ B: Tiền thuế trên hóa đơn điện tử bị viết sai -> Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế -> Hóa đơn tiếp tục có sai sót -> Tiếp tục lập hóa đơn điện tử mới thay thế, không được lập hóa đơn điều chỉnh.

Trường hợp 8: Bảng tổng hợp hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan Thuế có sai sót

(Căn cứ khoản 2 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC)

Cách xử lý:

• Sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu HĐĐT tại bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT: Người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.
• Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu đã gửi có sai sót: Người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.
• Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử phải điền đủ các thông tin: Ký hiệu mẫu số hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn vào cột 14 “thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT (Chỉ trừ các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

3. Tổng hợp các câu hỏi thường gặp về nghiệp vụ xử lý hóa đơn sai sót

→ Xem chi tiết Tại đây.

Kết luận:

Thực tế có không ít những khó khăn và sai sót có thể xảy ra trong quá trình chuyển đổi và sử dụng HĐĐT. MISA meInvoice hy vọng rằng những thông tin này có thể giúp các Quý doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78 một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất.

Bên cạnh đó, trong bối cảnh ngành Thuế đang tăng cường giám sát hoá đơn điện tử, chống gian lận thuế, đồng thời công bố danh sách 524 doanh nghiệp rủi ro về hóa đơn theo công văn 1798/TCT-TTKT 2023, kế toán cần lưu ý xác minh kỹ tính minh bạch về hóa đơn để bảo vệ doanh nghiệp trước các vi phạm, tránh gây các thiệt hại về thuế.

Phần mềm Xử lý hóa đơn MISA meInvoice ứng dụng công nghệ AI tiên tiến – Tải hoá đơn tự động từ nhà cung cấp, kết nối dữ liệu lên phần mềm kế toán và nhanh chóng kiểm tra sai sót, kịp thời cảnh báo khi phát hiện có các rủi ro về hóa đơn như:

• Hóa đơn sai thông tin (Thông tin người mua, người bán)
• Ngày ký và ngày lập lệch nhau
• Người bán có rủi ro cao về thuế
• Tình trạng hoạt động của doanh nghiệp (Đang hoạt động hay đã ngừng hoạt động)
• Tính hợp lệ, hợp pháp của chữ ký số

Đồng thời, phần mềm hỗ trợ đơn vị tải hóa đơn gốc từ nhà cung cấp (Có logo, mã tra cứu) với các định dạng Xml, PDF về.

Quý đơn vị, cá nhân có nhu cầu đăng ký Tư vấn và nhận Báo giá phần mềm Xử lý hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice có thể để lại thông tin đăng ký tại đây:

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc sử dụng phần mềm kế toán tích hợp với phần mềm lấy hóa đơn điện tử tự động mà đơn vị đang sử dụng để giảm thiểu thời gian công sức nhập liệu thủ công giữa hai phần mềm cũng như loại bỏ các lỗi sai không đáng có. Hiện nay, phần mềm kế toán online MISA AMIS nằm trong hệ sinh thái kết nối thông minh, tải hoá đơn tự động từ nhà cung cấp, ngân hàng điện tử và đặc biệt là phần mềm hóa đơn điện tử MISA meIninvoice, cho phép:
– Phần mềm kế toán kết nối trực tiếp với phần mềm hóa đơn điện tử: Phần mềm kết nối trực tiếp dịch vụ Hóa đơn điện tử, giúp phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử.
– Lập và phát hành HĐĐT theo nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC.
– Xử lý hóa đơn sai sót theo nghị định 123/2020/NĐ-CP
– Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.