Mua hóa đơn điện tử hạch toán như thế nào theo đúng quy định?

Mua hóa đơn điện tử hạch toán như thế nào? Đây là câu hỏi của rất nhiều kế toán sau khi làm hợp đồng mua hóa đơn điện tử với nhà cung cấp.

Ở bài viết này, MISA meInvoice hướng dẫn kế toán hạch toán chi phí mua hóa đơn điện tử theo từng trường hợp khác nhau.

Lưu ý: Nếu cần tìm hiểu những thông tin chi tiết về hạch toán, bạn có thể tham khảo bài viết xem thêm trước khi đọc tiếp bài viết này.

Xem thêm: Hạch toán kế toán là gì? Phương pháp hạch toán kế toán

1. Hướng dẫn cách hạch toán mua phần mềm hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là một trong những công cụ làm việc của bộ phần kế toán trong doanh nghiệp. Vậy khi mua hóa đơn điện tử hạch toán như thế nào theo đúng quy định?

Căn cứ vào quy tắc hạch toán kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC: 

Hóa đơn điện tử thuộc nghiệp vụ quản lý doanh nghiệp và được sử dụng dài hạn (3 năm) do đó có thể đưa vào tài khoản công cụ dụng cụ.

Tuy nhiên do chi phí mua hóa đơn điện tử không quá lớn nên kế toán có thể hạch toán chi phí vào tài khoản 642 ( Chi phí quản lý doanh nghiệp)

Cụ thể bút toán hạch toán chi phí mua hóa đơn điện tử:

Nợ TK 642

Nợ TK 1331

Có TK 111,112

>>> Xem thêm bài viết: Kê khai thuế, nộp thuế và hoạch toán theo ngày lập hóa đơn điện tử

2. Hạch toán mua hóa đơn điện tử phân bổ 1 lần

Đối với doanh nghiệp mua hóa đơn điện tử với chi phí nhỏ muốn phân bổ hết vào một lần thì kế toán sẽ hạch toán như sau:

• Nợ TK 642
• Nợ TK 133
• Có TK 111, 112, 113, 331

3. Hạch toán mua hóa đơn điện tử phân bổ trong nhiều kỳ

Đối với giá trị đơn hàng hóa đơn điện tử lớn như các doanh nghiệp sản xuất, phân phối cần nhiều hóa đơn trong kỳ thì có thể mua số lượng lớn hóa đơn và phân bổ thành nhiều kỳ khác nhau.

Cụ thể bút toán hạch toán chi phí mua hóa đơn điện tử:

• Nợ TK 142, 242
• Nợ TK 133
• Có TK 111, 112, 331

Kế toán xem xét thời gian phân bổ chi phí hóa đơn điện tử cho bao nhiêu tháng để hạch toán chi phí từng tháng.

Nợ TK 642 

Có TK 142, 242 (Giá trị phân bổ 1 kỳ)

>>> Xem thêm bài viết: 3 Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử Kế toán nhất định phải biết

4. Mẹo chọn thời gian kỳ phân bổ hợp lý khi hạch toán hóa đơn điện tử

Theo quy định tại điều 4 Thông tư 96 /2015/TT-BTC: Doanh nghiệp được phép tự xác định thời gian phân bổ công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất – kinh doanh cho hợp lý. Thời gian phân bổ không được quá 3 năm

Do đó kế toán cần xác định những vấn đề sau trước khi phân bổ thời gian hạch toán chi phí mua hóa đơn điện tử:

• Số lượng hóa đơn điện tử cần xuất trong một kỳ ( tính trung bình)
• Thời gian sử dụng hóa đơn điện tử
• Cân nhắc số lượng hóa đơn điện tử theo tháng và nhân lên đủ 3 năm

Như vậy doanh nghiệp đã có thể hạch toán xong chi phí mua hóa đơn điện tử. Một trong những vấn đề quan trọng của kế toán khi quyết định sử dụng hóa đơn điện tử đó là mua phần mềm từ nhà cung cấp nào? 

4. Doanh nghiệp nên mua hóa đơn điện tử ở đâu?

Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử trên thị trường do đó người dùng cũng không ít khó khăn trong việc chọn lựa phần mềm phù hợp và tốt nhất.

Tuy nhiên khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phải đảm bảo những yếu tố sau:

• Đảm bảo yếu tố pháp lý của hóa đơn điện tử: Đây là yêu cầu quan trọng để cơ quan thuế xác nhận hóa đơn của doanh nghiệp hợp lệ, hợp pháp và được phép sử dụng để mua – bán sản phẩm dịch vụ
• Phần mềm đảm bảo tính ổn định, chất lượng
• Chi phí mua hóa đơn điện tử hợp lý với doanh nghiệp
• Phần mềm đảm bảo an toàn – bảo mật dữ liệu
• Được sự hỗ trợ nhiệt tình từ nhà cung cấp

>>> Xem chi tiết bài viết: Tiêu chuẩn chọn phần mềm hóa đơn điện tử

MISA là nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín và được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhất hiện nay. Bên cạnh đó MISA là đơn vị được Tổng cục Thuế đánh giá cao và khuyến khích các doanh nghiệp triển khai.

>>> Xem thêm bài viết: Bảng so sánh giá hóa đơn điện tử MISA, BKAV, Viettel, VNPT 2021

Doanh nghiệp nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:

>>> Xem thêm bài viết liên quan:

1. Bảng so sánh giá hóa đơn điện tử MISA, BKAV, Viettel, VNPT 2021
2. Cách lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất
3. Phần mềm đọc hóa đơn điện tử định dạng XML chính xác nhất
4. 7 Điểm mới trong quy định về sử dụng hóa đơn điện tử trong nghị định 119/2018/NĐ-CP
5. Cách Kê Khai Hóa Đơn Không Chịu Thuế GTGT 2021
6. Phần mềm đọc hóa đơn điện tử định dạng XML chính xác nhất