Kế toán làm mất hóa đơn đầu vào phạt bao nhiêu? Hướng dẫn cách xử lý

Theo quy định việc kế toán làm mất hóa đơn đầu vào phạt bao nhiêu tiền? Làm sao để kế toán khắc phục tình trạng mất hóa đơn đầu vào?

Hóa đơn đầu vào là chứng từ giúp doanh nghiệp bảo vệ chi phí được khấu trừ thuế giá trị gia tăng và là bằng chứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong kỳ. Do đó, việc quản lý hóa đơn đầu vào cần được kế toán chú trọng, kiểm tra và quản lý kỹ lưỡng. Tuy nhiên, tình trạng làm mất hóa đơn đầu vào vẫn thường xuyên xảy ra tại các tổ chức, doanh nghiệp? Ở bài viết này, MISA cung cấp kiến thức và quy định:mất hóa đơn đầu vào phạt bao nhiêu tiền, những lý do dẫn đến tình trạng mất hóa đơn và cách khắc phục.

>>> Đón đọc nội dung liên quan:

1. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả dành cho Kế toán
2. Cách kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn đầu vào nhanh chóng, chính xác nhất
3. 5 Cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào Kế toán sử dụng nhiều nhất
4. Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả nhất dành cho Kế toán
5. Phần mềm hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice – quản lý dễ dàng nâng cao năng suất
6. Những khó khăn của Kế toán khi quản lý hóa đơn đầu vào bằng excel

Quy định xử phạt hành vi làm mất hóa đơn đầu vào

Căn cứ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 có hiệu lực từ ngày 05/12/2020 quy định cụ thể như sau:

Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với những hành vi:

• Làm mất, cháy hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng – liên 2) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách, trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.
• Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt. Trong trường hợp có hai tình tiết giảm nhẹ thì phạt cảnh cáo.
• Trường hợp người mua tìm lại được hóa đơn đã mất và báo cáo lại với cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử lý thì người mua không bị phạt tiền.
• Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hóa đơn.
• Trường hợp mất, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.

>>> Xem thêm bài viết: Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả dành cho Kế toán

Thực trạng quản lý hóa đơn đầu vào của Kế toán – Lý do khiến kế toán làm mất hóa đơn?

Nguyên nhân dẫn đến tình trạng mất hóa đơn đầu vào là do kế toán không có quản lý hóa đơn hiệu quả và khoa học. Theo dõi những thực trạng kế toán quản lý hóa đơn dưới đây:

1. Lưu trữ thủ công, quản lý và theo dõi qua bảng tính excel

Sau khi nhận hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp, kế toán thường lưu trữ thủ công bằng cách kẹp hóa đơn vào sổ chứng từ cùng với hợp đồng mua – bán hàng. Sau đó nhập liệu tay vào bảng tính excel để theo dõi và tra cứu khi cần. Thực trạng này xảy ra những vấn đề sau:

• Không gian lưu trữ hóa đơn bị quá tải do quy mô doanh nghiệp phình to hoặc hoạt động sau nhiều năm
• Xảy ra tình trạng mất hóa đơn, quên không lưu trữ vào tủ chứng từ, cháy, hỏng hóa đơn
• Khó khăn trong việc tra cứu hóa đơn khi cần giải trình với cơ quan thuế hoặc làm báo cáo

2. Nhận hóa đơn đầu vào điện tử qua email nhưng vẫn phải in ra giấy hoặc lưu trữ vào folder máy tính, tải lên Drive

Đối với hóa đơn điện tử, Kế toán nhận hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp nhưng do không có công cụ lưu trữ, quản lý nên vẫn phải in giấy để lưu trữ. Nhiều kế toán chọn cách lưu trữ bằng việc tải ảnh hóa đơn điện tử xuống và lưu trữ vào một folder trên máy tính.

>>> Xem thêm nội dung: Cách kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn đầu vào nhanh chóng, chính xác nhất

3. Nhập tay số liệu hóa đơn từ hóa đơn đầu vào lên phần mềm kế toán

Kế toán nhận hóa đơn đầu vào thực hiện nhập liệu thủ công vào phần mềm kế toán và lưu trữ hóa đơn thủ công trên máy tính đối với hóa đơn điện tử và kẹp vào sổ chứng từ đối với hóa đơn giấy. Thực trạng này dẫn đến các vấn đề hạn chế sau:

• Mất thời gian nhập liệu số liệu

• Nhập thiếu hóa đơn, nhập hóa đơn 2 lần
• Sai sót trong quá trình nhập liệu
• Dễ xảy ra bỏ sót hóa đơn, mất hóa đơn đầu vào
• Khó theo dõi hóa đơn đầu vào qua email do bị trôi hoặc chồng chéo giữa các email khác
• Ảnh hưởng quỹ thời gian thực hiện công việc chuyên môn của kế toán

>>> Theo dõi ngay bài viết: 5 Cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào Kế toán sử dụng nhiều nhất

Làm sao Kế toán quản lý hóa đơn đầu vào khoa học – Hạn chế tình trạng mất hóa đơn

Để hạn chế tình trạng mất hóa đơn đầu vào – cách tốt nhất dành cho kế toán là áp dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào trong quá trình lưu trữ – quản lý. Những lợi ích Kế toán có được khi áp dụng phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào:

• Hóa đơn đầu vào được lưu trữ trên hệ thống email phần mềm giúp kế toán không cần tạo folder trên máy tính hoặc in giấy hóa đơn để lưu trữ
• Tự động cập nhật dữ liệu lên phần mềm kế toán, không cần nhập tay số liệu từ hóa đơn lên phần mềm kế toán
• Tự động kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn đầu vào
• Tự động kiểm tra chữ ký số trên hóa đơn đã hợp lệ chưa?
• Dễ dàng tra cứu hóa đơn khi cần giải trình, làm báo cáo tháng, báo cáo tài chính

>>> Đón đọc bài viết: Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả nhất dành cho Kế toán

Giới thiệu phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào MISA meInvoice – Loại bỏ tình trạng mất hóa đơn trong doanh nghiệp

Với nền tảng tài chính – kế toán dày dặn kinh nghiệm, MISA meInvoice đã giúp hàng ngàn doanh nghiệp giải quyết những vấn đề về chuyển đổi hóa đơn điện tử và quản lý hóa đơn điện tử đầu vào khoa học, tiết kiệm thời gian. Khi sử dụng phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào, Kế toán cùng các doanh nghiệp có thể yên tâm về việc mất hóa đơn như hiện tại. 

1. Phần mềm cung cấp hòm mail tiếp nhận hóa đơn điện tử tập trung – hóa đơn đầu vào được lưu trữ nhất quán

• Quản lý danh sách nhà cung cấp khoa học – trực quan

• Phân quyền cho từng vị trí phụ trách – quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

>>> CLICK vào đây để xem Hướng dẫn cách sử dụng hóa đơn đầu vào điện tử MISA Meinvoice

2. Tự động kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử đầu vào

Phần mềm tự động rà soát tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn như sau:

• Kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn dựa trên thông tin từ hệ thống của cơ quan thuế:
  • Tình trạng hoạt động của người bán.
  • Người bán có thuộc đối tượng rủi ro về thuế hay không.
  • Hóa đơn đã được thông báo phát hành hay chưa…
• Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn: thông tin người bán, người mua (mã số thuế, địa chỉ, tên người mua, tên người bán…)

* Lưu ý: Trường hợp hóa đơn không hợp lệ, hợp pháp chương trình sẽ cảnh báo chi tiết thông tin chưa hợp lệ, hợp pháp.

Kế toán có thể tìm kiếm nhanh hóa đơn cần xem kết quả kiểm tra bằng cách nhập Số hóa đơn, Tên người bán, Mã số thuế người bán… hoặc thiết lập điều kiện tìm kiếm.

>>> Xem thêm bài viết: Vai trò phần mềm hóa đơn điện tử đầu vào trong công tác quản lý doanh nghiệp

3. Phần mềm tự động cập nhật số liệu lên phần mềm kế toán 

• Nếu đơn vị sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET, chương trình tự đồng bộ hóa đơn từ InvoiceBots vào phần mềm.
• Nếu đơn vị sử dụng phần mềm Amis kế toán, chương trình tự đồng bộ hóa đơn từ InvoiceBots vào phần mềm.
• Nếu đơn vị đang sử dụng phần mềm kế toán khác thì Xuất khẩu danh sách hóa đơn trên phần mềm InvoiceBots sau đó nhập khẩu vào phần mềm kế toán đang sử dụng.
  • Tích chọn danh sách hóa đơn cần xuất khẩu.
  • Nhấn Thực hiện hàng loạt.
  • Chọn Xuất khẩu.

4. Quản lý tập trung trên một hệ thống duy nhất

Dữ liệu được quản lý tập trung tại phần mềm, người dùng có thể dễ dàng tra cứu trên công cụ tìm kiếm, lọc theo thời gian, nhà cung cấp, mã đơn hàng muốn theo dõi.

Trên đây là bài viết về quy định “mất hóa đơn đầu vào phạt bao nhiêu theo quy định và giải pháp khắc phục tình trạng làm mất hóa đơn đầu vào bằng phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào MISA meInvoice.

Doanh nghiệp nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn đầu vào MISA Meinvoice trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

>>> Xem thêm nội dung hữu ích:

1. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả dành cho Kế toán
2. Cách kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn đầu vào nhanh chóng, chính xác nhất
3. 5 Cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào Kế toán sử dụng nhiều nhất
4. Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả nhất dành cho Kế toán
5. Phần mềm hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice – quản lý dễ dàng nâng cao năng suất
6. Những khó khăn của Kế toán khi quản lý hóa đơn đầu vào bằng excel