Người mua có tự chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy được không?

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều trường hợp người mua nhận được hóa đơn từ người bán qua Email/SMS nhưng lại có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy. Liệu việc chuyển đổi này của người mua có hợp pháp? Và nếu hợp pháp thì người mua cần thao tác những gì để chuyển đổi hóa đơn điện tử? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ vấn đề này.

1. Quy định pháp luật về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy

Căn cứ quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định:

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

Bên cạnh đó, tại Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP cũng quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy như sau:

1. Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy.

2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

3. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

Như vậy, nếu hóa đơn điện tử hợp pháp, người mua hoàn toàn có thể chuyển đổi thành chứng từ giấy để phục vụ lưu trữ nội bộ.

Xem thêm những nội dung của luật giao dịch điện tử 2005 ban hành bởi Quốc hội

2. Hướng dẫn người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy

Người mua có thể tự chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy 1 cách nhanh chóng, dễ dàng theo các bước dưới đây.

Bước 1: Sau khi nhận được email thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử từ người bán, người mua thực hiện tra cứu hóa đơn trên website meinvoice.vn. (Xem hướng dẫn tra cứu hóa đơn tại đây)

Bước 2: Nhấn Chuyển thành hóa đơn giấy. Trên giao diện hiển thị, nhập thông tin Họ và tên người chuyển đổi và nhấn Tiếp tục.

Hiển thị hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, nhấn Tải hóa đơn và chọn Tải hóa đơn dạng PDF/Tải hóa đơn dạng XML để lưu trữ nội bộ.

Bước 3: In chuyển đổi ra hóa đơn bản giấy

Sau khi tải hóa đơn điện tử ở định dạng PDF về máy, người dùng mở file này, nhấn lệnh in ra giấy. Như vậy là đã có được ngay bản chuyển đôi của hóa đơn điện tử.

Để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn thì người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử cần lưu ý:

• Chứng từ giấy đã in chuyển đổi phải được người thực hiện chuyển đổi ký và ghi rõ họ tên.
• Chứng từ giấy đã in chuyển đổi phải ghi rõ và chính xác ngày chuyển đổi.

Hi vọng những thông tin và hướng dẫn trên sẽ giúp cho việc sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử của bên bán và bên mua được tiện lợi và nhanh chóng.

>> Thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
>> Tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử theo từng lĩnh vực ngành nghề
>> Danh sách phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến nhất 2021
>> Bảng giá hóa đơn điện tử meInvoice mới nhất