Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn giấy

Chính phủ cho phép doanh nghiệp được phép sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử trong 2 năm tiến hành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử (01/11/2018 – 31/10/2020). Trong thời gian này, những sai sót trên hóa đơn giấy có thể được xử lý ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử, đồng thời kế toán có thể lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn giấy đó.

1. Khi nào cần lập hóa đơn điện tử điều chỉnh?

Trường hợp phát hiện sai sót trên hóa đơn sau khi sau khi lập và gửi cho người mua đồng thời đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ và người bán, người mua đã kê khai thuế thì bên bán xử lý như sau:

– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký của cả hai bên ghi rõ sai sót

– Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

– Sau khi xuất hóa đơn điều chỉnh thì cả 2 bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

Quy trình xử lý trên áp dụng với cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Do đó, khi doanh nghiệp sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử trong thời gian chuyển đổi sang hóa đơn điện tử thì hoàn toàn có thể lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn giấy.

Việc lập biên bản điều chỉnh và lập hóa đơn điều chỉnh được thực hiện trên phần mềm hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và gửi tức thời tới khách hàng qua email và SMS.

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

>> Hướng dẫn điền biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền
>> Thông báo hủy hóa đơn điện tử mẫu 04 Nghị định 119/2018/NĐ-CP
>> Tải ngay mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn và 4 lưu ý khi lập

2. Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn giấy

Hiện nay, rất ít phần mềm hóa đơn điện tử cho phép người dùng sử dụng linh hoạt các tính năng hỗ trợ hóa đơn giấy như: lập biên bản hủy, biên bản điều chỉnh, lập hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn giấy đã phát hành trước đó.

Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice được phát triển bởi MISA với đầy đủ tính năng hỗ trợ tối đa cho người dùng ngay cả trong quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử và sử dụng song song cùng hóa đơn giấy. Kế toán có thể dễ dàng lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn giấy theo hướng dẫn dưới đây:

• Bước 1: Vào mục Hóa đơn -> Hóa đơn điều chỉnh -> Điều chỉnh cho hóa đơn giấy.
• Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn giấy cần điều chỉnh -> Nhấn Đồng ý
• Bước 3: Khai báo các thông tin chung của hóa đơn. Sau đó, nhập lý do điều chỉnh hóa đơn
• Bước 4: Chọn loại hóa đơn điều chỉnh và khai báo thông tin điều chỉnh hóa đơn (Lưu ý: Có thể đính kèm Biên bản điều chỉnh lên hóa đơn để tiện tra cứu khi cần)
• Bước 5: Nhấn Cất -> Nhấn Phát hành HĐ.  Việc phát hành hóa đơn điều chỉnh tương tự như phát hành hóa đơn điện tử thông thường. (Tham khảo cách phát hành hóa đơn điện tử tại đây)

Lưu ý: Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh, trạng thái của hóa đơn sẽ là HĐ điều chỉnh trên danh sách Hóa đơn điện tử. Hóa đơn điều chỉnh khi in ra sẽ có thêm thông tin Điều chỉnh cho hóa đơn số … và lý do điều chỉnh.