Hóa đơn thay thế là giải pháp khắc phục những sai sót nhằm đảm bảo tính chính xác trên hóa đơn và hồ sơ kế toán. Vậy cách xuất hóa đơn thay thế như thế nào? Mẫu biên bản thay thế hoá đơn điện tử sai sót ra sao? Xem ngay bài viết sau để được giải đáp.
Xem ngay: Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123
1. Trường hợp cần xuất hóa đơn thay thế
Theo quy định tại điểm b, khoản 2, điều 19 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:
Trường hợp sai sót về Mã số thuế, số tiền ghi trên hoá đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá ghi trên hoá đơn không đúng quy cách, chất lượng thì xử lý như sau:
a. Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày … tháng… năm”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
b. Người bán lập biên bản thay thế hoá đơn điện tử sai sót
Trừ trường hợp sau: Người bán và người mua có thoả thuận về lập văn bản thoả thuận trước khi lập hoá đơn thay thế cho hoá đơn đã lập bị sai sót
Khi đó, người bán và người mua cần lập văn bản thoả thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hoá đơn điện tử thay thế cho hoá đơn sai sót.
Hoá đơn điện tử mới thay thế hoá đơn điện tử đã lập có sai sót cần có dòng chữ sau: “Thay thế cho hoá đơn Mẫu số…ký hiệu…số…ngày…tháng…năm”.
Người bán ký số trên hoá đơn điện tử mới thay thế cho hoá đơn điện tử đã lập có sai sót, sau đó:
- Trường hợp sử dụng hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế người bán gửi cho người mua;
- Trường hợp sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hoá đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
Doanh nghiệp có nhu cầu nhận tư vấn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Meinvoice hỗ trợ lập hóa đơn thay thế hãy nhanh tay đăng ký.
 |
MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu hiện nay. |
2. Biên bản thay thế hóa đơn điện tử (TT78)
2.1 Mẫu biên bản thay thế hoá đơn điện tử sai sót dùng chung
2.2 Mẫu biên bản thay thế hoá đơn điện tử sai sót không liên quan đến số tiền
Mẫu biên bản trên sử dụng trong những trường hợp hoá đơn:
- Sai mã số thuế
- Sai tên hàng hoá dịch vụ
- Sai đơn vị tính
- Sai nội dung số tiền viết bằng chữ
Mẫu biên bản thay thế hoá đơn điện tử sai mã số thuế người mua
2.3 Mẫu biên bản thay thế hoá đơn điện tử sai sót liên quan đến giá trị
Mẫu biên bản trên sử dụng trong những trường hợp hoá đơn:
- Sai số lượng
- Sai đơn giá
- Sai thành tiền
- Sai thuế suất
- Sai tiền thuế
- Sai tổng thanh toán
3. Cách xuất hóa đơn thay thế trên MISA Meinvoice
Để xuất hóa đơn thay thế trên MISA Meinvoice, bạn có thể thực hiện các bước sau:
Bước 1: Lập biên bản thay thế hóa đơn (Trường hợp 2 bên đã có thỏa thuận từ trước)
- Chọn Xử lý hóa đơn >> chọn Thay thế hóa đơn >> chọn Lập biên bản điện tử.
- Nhập thông tin hóa đơn điện tử cần lập biên bản thay thế rồi chọn Tìm kiếm
- Lưu ý: Nếu không tìm thấy hóa đơn để lập biên bản thay thế tham khảo hướng dẫn xử lý tại đây
- Điền các thông tin lên biên bản thay thế
- Ký điện tử xác nhận lên biên bản thay thế. Lưu ý: Có thể nhấn Xóa biên bản nếu bạn muốn xóa biên bản thay thế đã lập.
- Nhấn Lưu hoặc Lưu và gửi nếu muốn gửi biên bản thỏa thuận thay thế hóa đơn cho khách hàng.
Bước 2: Gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót mẫu số 04/SS-HĐĐT đến CQT (nếu CQT yêu cầu) với hình thức xử lý là “Thay thế” và ghi rõ lý do sai sót.
- Chọn Xử lý hóa đơn/Thông báo sai sót >> chọn hóa đơn sai sót cần thay thế.
- Tại cột Hủy/Điều chỉnh/Thay thế/Giải trình chọn Thay thế
- Điền lý do thay thế.
- Thực hiện ký số và gửi thông báo sai sót lên cơ quan thuế
Bước 3: Hủy hóa đơn sai sót.
- Chọn Xử lý hóa đơn >> Hủy hóa đơn >> Tìm hóa đơn điện tử cần hủy
- Hoặc tại Danh sách hóa đơn >> chọn hóa đơn sai sót cần hủy >> nhấn Hủy hóa đơn.
- Điền lý do hủy hóa đơn >> chọn Hủy hóa đơn
- Hóa đơn bị hủy sẽ hiển thị trạng thái HĐ đã bị hủy trên danh sách hóa đơn.
Bước 4: Lập hóa hóa đơn thay thế
Cách 1: Lập hóa đơn thay thế tại phân hệ Thay thế hóa đơn
- Chọn Xử lý hóa đơn/Thay thế hóa đơn >> chọn hóa đơn sai sót cần thay thế
- Điền nội dung hóa đơn thay thế và gửi CQT cấp mã.
- Hóa đơn thay thế có trạng thái “HĐ thay thế” trên danh sách hóa đơn
Cách 2: Chọn hóa đơn sai sót trên danh sách hóa đơn để thực hiện lập hóa đơn thay thế
- Chọn hóa đơn có sai sót cần thay thế ngay trên danh sách hóa đơn
- Chọn dấu “…”
- Chọn “Lập hóa đơn thay thế”
- Thực hiện điền nội dung hóa đơn thay thế và gửi cơ quan thuế cấp mã như cách 1.
Để giúp bạn hình dung rõ hơn các bược lập hóa đơn thay thế trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA Meinvoice hãy xem video dưới đây.
Lưu ý: Để sử dụng được tính năng lập biên bản thay thế hóa đơn điện tử sai sót trên phần mềm MISA meInvoice, bạn cần đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của MISA và cập nhật phiên bản mới nhất của phần mềm.
Cảm ơn các bạn đã đón đọc bài viết của MISA meInvoice! Doanh nghiệp quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
